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档案数字化推动服务利用“活”起来

——中国第二历史档案馆开创数字化档案利用新局面

作者:陆君

来源:《中国档案报》

2015-05-18 星期一

    民国档案作为民国历史的最忠实记录,如何将其保管、保护好并加以有效利用,是档案工作者重要的课题和共同的使命。2013年,中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆”)按照中央档案馆国家档案局的总体部署,结合未来档案利用的实际需求,准备用5年时间完成馆藏民国档案主体的数字化工作,并承诺及时向社会开放已有数字化成果。如今,二史馆“馆藏民国档案数字化工程”已进入第三个年头,其数字化档案的开放利用工作到底进行得怎样?那曾经略显冷清的阅档大厅,现在的人气又如何呢?

档案利用热度明显回升

    曾几何时,由于档案原件不提供开放,仅靠少量的缩微件和出版物,无法满足广大利用者的需要。为此,在稳步推进馆藏民国档案整理和数字化项目的进程中,二史馆将及时提供利用数字化工作成果作为首要目标,根据年度档案数字化完成情况,在启动数字化工程的当年年底,就实现了开放一批新的数字化档案全宗的目标。不仅如此,档案数字化成果在原先以专题档案为开放利用主体的基础上,继续加大开放力度。除已完成数据处理的档案全宗对外开放外,对已完成数字化的档案全宗,采取“边处理、边开放”的做法,即对因工作参考和社会急需利用的档案,采取提前加工以供利用的方式,以保证查档者的需求。

    自2013年起,二史馆先后对外开放了已完成数字化的民国时期教育部、农林部、社会部、国史馆、金陵大学、国民党中央秘书处等10个全宗共计8万余卷近950万画幅的档案。开放内容涉及政治、军事、教育、文化、社会等方面,查档人数明显上升。据统计,2013年二史馆全年接待查档单位583家,接待查档阅卷人员约2619人次,为查档者提供8464卷数字化档案,为利用者无偿复印档案资料9850页;2014年全年接待查档单位1055家,接待查档阅卷人员约4254人次,为查档者提供1.4万余卷数字化档案,为利用者无偿复印档案资料2万余页。

    2015年以来,随着二史馆积极改进服务方式,优化服务程序,数字化档案的对外提供利用数量日益加大,经常可见阅卷利用大厅座无虚席的场景。

工欲善其事必先利其器

    在全力推进数字化工程的同时,二史馆着力打造适合数字化档案开放利用的硬件环境。一个具备“存储、管理、利用”多功能的局域网档案信息化管理平台于2014年4月全面投入使用,使利用中的查档登记、目录检索、调阅档案、复印申请,管理中的身份认证、目录和图像划控、复印审查等全部实现了网络化。同年11月,为满足数字化档案的利用需求,二史馆对原利用大厅及查档设备进行了升级改造,重新配置32个电子阅览机位,更新了3台管理计算机及照明灯具。为提升网速,与档案信息化管理平台相匹配,二史馆还搭建了主干万兆、桌面千兆的网络环境,确保数字化档案快速、高效利用。

资政为民作用日益凸显

    为党和国家大局服务。在首个中国人民抗日战争胜利纪念日和南京大屠杀死难者国家公祭日前后,根据中央档案馆国家档案局统一部署,二史馆承担受降档案、正面战场抗战档案和南京大屠杀档案的选材编辑任务,在国家档案局网站定时发布,有力支持了中央档案馆国家档案局对外宣传工作。在“开罗会议”召开70周年之际,二史馆及时向中央档案馆国家档案局提供有关“开罗会议”档案资料,配合中央宣传机构做好相关工作。2014年底,二史馆首次在台北“国父纪念馆”举办大型专题展览“孙中山档案文献特展”,展出了馆藏有关孙中山档案文献140余件,图片70幅,全面展示了孙中山先生致力于民族民主革命的曲折过程。展览期间,二史馆还与台湾政治大学互换民国时期政大校史数字化档案约2万页,开创了二史馆对台档案文化交流的新局面。

    为社会关注焦点服务。为筹备抗战胜利70周年纪念活动,2014年来馆查阅抗战档案的单位多达344家,约占查档单位总数的15%,查档目的主要为影视专题拍摄、抗战史料编写、举办展览、查证抗日阵亡将士名单等。面对这些查档需求,二史馆将民国国防部史政局和战史编纂委员会的缩微胶片档案转化为电子档案,及时对外提供利用,并提供周到服务和有力协助,获得社会各界赞许。

    为个人查证提供服务。自2010年来,要求二史馆查证个人信息的信函、电话和直接来馆查档者数量大增,尤以查找抗日阵亡将士和抗战老兵档案的查档者居多,该类型的利用者比例为24%。近两年来,利用处接待科工作人员热情接待与妥善处理个人查档1146例,使这些为国捐躯的勇士们的后代享受到了应有的荣誉和待遇。此外,还向众多查档者提供了有关学历、亲属关系、履历等方面的原始凭证,优良的服务赢得了广大利用者的赞许。

    针对不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围,二史馆在提高档案利用工作的标准化、规范化程度的同时,还根据利用者的不同需要,在规定范围内尽量满足各种档案利用需求。根据国家档案局有关开放档案信息资源共享的要求,二史馆以外部网站全新改版上线为契机,增加了档案查询和预约查档版块,专门组织人员选辑了有关北洋政府政务、军事、交通及农商等部分内容上网公布,文件级目录达4500余条,电子图像达2.4万余画幅。此举实现了馆藏档案网络开放利用,取得了良好的社会反响。

    原载于2015年5月18日 总第2761期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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