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以智慧和勇气迎接人类记录新业态

——湖南省湘潭市档案事业现代化探索与实践纪实

作者:杜恒琪 易先平 左晶 王徐球

来源:《中国档案报》

2015-05-04 星期一

    2014年12月31日,国家档案局向湖南省委、省政府提交的《档案行政执法检查反馈意见书》中指出:“湘潭市档案局敢闯敢试,在全国率先建设数据中心,对探索大数据时代背景下的档案管理新方式,具有启发意义。”

    “十二五”以来,湘潭档案人以长株潭“两型”社会示范区建设为契机,解放思想,敢为人先,转型崛起,引来业内和社会关注的目光。

    又是春潮涌动时,记者来到伟人故里,探访湘潭档案人激情演绎的春天故事。

    沐浴着全面深化改革的春风,湘潭市档案局到处呈现出一派欣欣向荣的繁忙景象——

    市委常委、常务副市长谈文胜,市委常委、市委秘书长陈忠红共同组织召开新馆建设会议,确定新档案馆为交钥匙工程,对项目设计、建设主体、投资安排、工程进度等重大问题进行了明确和交办;

    湘潭市诚信平台、档案资讯平台两个设计方案正在反复修改,即将进入专家评审阶段;

    在湘潭市数据中心,网络数据自动采集系统高速运转,数据量不断攀升,各个系统的数据在此集中,数据管理专业人员在网络平台后台进行存储、处理、审核、删除和上线等操作;

    档案和数据管理员培训报名已超过150人;

    在市档案数字技术服务中心各个服务项目场地,工作人员正在紧张有序地进行从档案整理、纸质档案数字化加工和单位分散数据全面收集、分类建立数据库、到数据集约化管理等规范化流程操作;

    《大数据时代档案部门职能定位研究》《档案和数据资源建设研究》《区域性数据集成和应用集成研究》《数据命名规范标准》等十余个项目正在有条不紊地开展研究和申报。

    “追求真理,追求科学,追求职业境界,追求美好生活”,湘潭档案人正用实际行动编织档案事业现代化的崭新梦想,谱写创新改革的精彩乐章。

2013年12月15日,湖南省档案局局长胡振荣率专家评审湘潭市“档案资讯时代研究”
“档案质量评级规则研究”两个省科研课题,充分肯定了两个课题的研究成果及其价值。

窘境,让他们思深忧远

    时间回到2011年新年上班第一天,寒风凛冽、雨雪纷飞,湘潭市档案局开始了他们7年时间里第三次办公地点的搬迁。

    在寒冷的会议室,面对表情淡漠的30多双眼睛,来自高新技术产业开发区,刚刚到任一个月的市档案局局长胡建略发出了一连串的追问:为什么新档案馆建设五次纳入市国民经济和社会发展规划,28年却迟迟没有结果?为什么我们档案馆门庭冷落车马稀?为什么档案部门被称为“弱势部门”?档案事业落后吗?我们有勇气承认落后吗?落后的根源何在?我们该怎么办?

    他的“就职演讲”没有获得掌声,但他的发问像寒冬的惊雷,震痛着干部职工几近麻木的神经。大家沉默了,开始扪心自问:长期以来,全市档案部门一直处于固步自封的状态,既没有积极融入社会,也没有以一种开放的胸襟去与时俱进,在快速发展的时代大潮中,档案工作前行脚步渐渐落后。

    运行低值:档案管理手段还停留在手工作业、纸质载体、柜架存储、开柜查阅;运行低位,长期处在国民经济和社会发展末端,造成资源分散、管理松散、利用零散,装备差、人员待遇偏低的的现状。

    “落后”问题郁结在局干部职工的心头,也让他们痛定思痛:必须找出制约档案事业发展的症结所在。

    “透过现象看本质,深究档案事业停滞不前的根本原因,是我们对档案的本质属性和核心价值的认识停留在浅表层面,缺乏与时俱进的勇气和战略定位的视野。”他们没有退缩,直面落后的现实,对档案事业发展现状进行深入的剖析。

    固定的思维定势、运行机制,长期把为党政机关保管保护档案作为核心业务,没有把档案工作的重点转移到以经济建设为中心的轨道上来,脱离经济社会发展、脱离市场;没有充分认识到档案的全面价值,没有与时俱进把最新科技成果植入档案事业;档案人员长期埋在故纸堆里不接受现代科技和新知识,养成了庸懒散的习气,能力和认识水平跟不上党和政府的新要求、人民群众的新期盼、社会发展的新需求。

    这是一个现实的、残酷的问题,是直面,还是回避?是坐守等待,还是下决心改变?湘潭档案人的心底泛起波澜……

创新,让他们独领风骚

    思路决定出路。湘潭档案人开始了穷则思变的艰难跋涉。

    从最基本的问题开始,他们用科学的态度对档案事业发展的根本看法、根本原因、根本属性、根本方向、根本原则、根本任务、根本动力、根本制度等12个根本问题开展了重新认识和探索。围绕党和政府的新要求、人民群众的新期待、经济社会发展的新情况对档案与现实、档案与时代发展、档案与现代科技、档案与社会需求的关系等进行了十分艰苦却卓有成效的研究和实践。从那个寒冷的冬天开始,湘潭档案人向落后宣战。

    ——透过现象看本质,探索并确立档案信息资源属性和档案资讯时代发展方向

    干嘛查档案?查年龄、工龄,查地界红线,查资料做研究、查历史记录、查文书案卷,其实都是查信息、查证据,根本意义就是为了确权,就是提供权威决策、合法权益的依据。确权,是档案发挥凭证作用的价值所在。

    于是,一场有关档案根本属性的激烈辩论在全局干部职工中展开。这是一个回到原点的基本问题。他们认为:档案根本属性问题是对档案资源本质的认识,关乎档案价值的取向和档案部门的职能定位。原始记录性,是档案的自然属性。把档案的根本属性界定为原始记录性,这种认识是静止的、片面的、消极的,只看到事物的表象。应该透过现象看本质,充分认识其社会属性,从社会价值体系中界定。根本属性的普遍指向是信息,特别指向是证据,是其根本价值之所在。社会价值决定其社会职能,停留在历史文化价值的认识层面是对档案价值的严重低估,实现档案政治经济文化价值的最大化是档案部门的责任和使命。因此,必须从社会属性来认识档案的本质,把握“信息资源”这一根本属性,把档案信息资源建设、管理运行、开发利用作为档案工作的主要职能和任务。

    在2011年全市档案工作会议上,市档案局工作报告作了以上系统阐述。这看似是一个学术问题,实质上是一个理论思维问题、指导思想问题,也是一个迫切需要解决的现实问题。紧接着,他们又相继推出档案资源论、档案危机论、档案生机论、档案内生动力论、阶梯推进论、政府和市场推动论。

    基于档案与信息的高度联姻回归档案价值的本源,湘潭市档案局率先提出了“档案资讯时代”这一概念,为重新认识档案和档案工作打开了一个全新的视角,让档案呈现鲜活的生命、展示全面价值、释放无穷的能量,让档案彻底揭开了神秘的面纱,走出深闺,走向社会,走向现实,走向信息时代。

    2012年4月,经过半年多调研、起草和20多位专家审定,《湘潭市现代化档案资源建设体系纲要(2012—2020年)》正式出台。2012年5月21日,市委、市政府召开全市现代化档案资源体系建设动员大会,正式确立档案资讯时代发展的根本方向,明确现代化档案资源体系建设的目标任务,要求全市各级档案部门切实增强档案资源意识,夯实基础工作,通过档案标准化、数字化、信息化、网络化建设,全面提升档案价值和档案的服务功能。

    《纲要》的出台和动员会议的召开,为湘潭走向档案事业现代化奠定了基础。

    2012年盛夏,以《信息时代的档案学理论与档案工作实践》为主题,中国档案学会档案学基础理论学术委员会学术年会在湘潭召开,中国人民大学时任常务副校长冯惠玲教授率领档案界学术界精英莅临。作为承办单位,局长胡建略代表湘潭市档案局在主旨报告中系统阐述了“档案资讯时代”和“现代化档案资源体系建设”理论和构架,向传统的档案理论构架和现实运行体系提出质疑和挑战,得到了多数与会代表的认同与支持。

    这些理论成果成为指导全市档案事业发展的理论基础,在档案事业改革和发展中发挥了重要作用。理论是行动的先导。他们从此摆脱了传统档案学理论和思维模式的束缚,把工作重点转移到信息资源管理利用上。

    ——把握事物发展的必然规律,探索并确立档案、数据、信息三位一体资源体系建设

    科技发展日新月异,尤其是计算机、网络、传感和存储等技术的迅速发展,人类记忆发生了颠覆性变化。

    他们用三段论进行分析和阐述:档案是人类的全部记录;但到了今天,人类记录已不只是纸质形态,电子记录正在蓬勃发展并成为记录资源的主流;传统的档案管理理论、技术、装备、系统、机制、制度根本无法涵盖电子记录——数据。

2012年5月21日,湘潭市委、市政府召开现代化档案资源体系建设动员大会,
拉开了全市现代化档案资源体系建设的序幕。

    一项统计表明,2000年,数字存储信息只占全球数据量的25%,另外75%的信息都存储在报刊、图书、档案、胶片、磁带等传统媒介上。到2007年,93%的信息是数字数据,存储在报刊、档案、书籍等媒介上的模拟数据减少到7%。到2013年,世界上存储的数据预计能达到1.2ZB,98%以上是数字数据,非数字数据不到2%。淘宝网站每天有超过数千万笔交易,单日数据产生量超过50TB,存储量40PB。百度公司目前数据总量接近1000PB,存储网页数量接近1万亿页,每天大约要处理60亿次搜索请求,几十PB数据。医院也是数据产生集中的地方。现在,一个病人的CT影像数据量达几十GB,而全国每年门诊人数以数十亿计,并且他们的信息需要长时间保存。

    管数据——湘潭档案人萌生了大胆的想法。数据也是人类的记录,档案部门有理由、有责任、有能力管,而且天经地义、理直气壮、责无旁贷。

    理想很丰满,现实很骨感。数据管理的理论、技术、手段、装备、管理、运行、制度、利用与传统的档案管理风马牛不相及,又没有现成的经验可以借鉴,管起来谈何容易。

    说干就干,边学边干。一份《关于设立湘潭市档案数据中心的请示》摆在了市编委办主任的案头。在全国机构编制工作进一步规范并严格控制的大背景下,没有先例,没有政策依据,批复一个新机构的难度可想而知。

    他们锲而不舍,不言放弃。从档案的根本属性到数据的巨大价值,再到档案、数据的关系和档案部门的职能定位;从数据的增长到数据资源建设的发展现状,再到数据资源建设的发展方向和发展趋势,动之以情,晓之以理,有条不紊地向有关部门进行着艰难的说服。

    功夫不负有心人。2012年6月20日,全国第一个档案数据管理机构——湘潭市档案数据中心正式挂牌,国家档案局领导和湖南省档案局领导亲自为中心揭牌。中心的成立为实现全市档案数据全面集中管理和规范有效利用提供了坚实的组织保障,在全国开启了档案数据资源建设管理的先河。

    数据中心的运行给湘潭档案人以极大的鼓舞,他们开始深深扎根于数据技术的海洋孜孜以求,一一化解堆积如山的数据资源建设管理问题。

    必然和偶然就是这样凑巧,市档案局党组副书记、副局长阳荣初,一个上个世纪80年代计算机专业毕业的人才在此“蛰伏”多年。他带领技术团队从设置数据资源建设和管理的大量研究课题开始,从招兵买马寻找计算机、软件、网络、数据类专业人才开始,从单位数据库建设的小数据资源建设开始,从一个一个单位的游说开始,用笨功夫释放他们的智慧和才干。

    实施项目带动战略。他们按照微积分原理,把档案事业现代化建设与国家、省、市重点发展和支持的产业对接,将现代化建设总任务按照档案科研、资源建设、软件开发、硬件建设、平台建设、基础业务建设几大类分解成一个个具体项目,每年每个项目确定责任领导、责任部门、责任承办人,季度督查、年终考核、奖惩兑现,形成工作常态。在胡建略局长的桌面上,摆放着厚厚一沓并还在不断增多的项目材料,每一本项目书的背后,都渗透着湘潭档案人建设现代化档案资源体系的梦想。

    “十二五”以来,湘潭市档案局向国家、省、市各有关部门申报项目21个,批准立项15个。其中,档案资源数字内容公共服务平台建设项目,向国家发改委申报国家高技术服务业研发及产业化专项;现代化档案资源体系建设和国家档案干部培训基地建设,向国家档案局申报国家示范工程建设项目;区域性数据集成项目研究成果由市人民政府向省科技厅推荐评奖;档案资讯平台建设、湘潭市诚信资讯公共网络平台建设、档案信息资源共享与交换平台建设、中小企业档案资源及信息化技术服务平台建设、档案资讯时代研究、档案质量评级规则研究等项目列入“智慧湘潭”建设重点工程、市软科学研究计划项目、省档案局科技项目、“数字湖南”建设内容、省市财政厅(局)、经信委新兴工业化和战略性新兴产业信息化专项、省商务厅服务外包项目;湘潭市档案数据中心被市人民政府正式命名为“湘潭市高校毕业生就业见习基地”。

    市委副书记、市长胡伟林听取市档案局课题研究、项目申报、项目建设汇报和看到一大叠项目材料后十分惊讶,在全市重点项目推进会等多次经济类会议上表扬湘潭市档案局不等不靠、敢想敢为,将项目报到北京的创新举措,并将他们的工作经验在全市进行推广,项目建设和管理成为湘潭档案工作的一大亮点。

    一个偶然的机会,更加坚定了他们管数据的信心。

    2012年底,胡建略局长带队到国家发改委申报高新技术产业项目,回程在首都机场候机,英国维克托、肯尼斯《大数据时代》一书与团队不期而遇。“我们千辛万苦,您早就在这儿等候跋涉者的到来”。这本大数据系统研究的先河之作,极大地冲击着他们的思想,改变着他们的思维,湘潭市档案局以更加开放的心态、创新的勇气迎接着“大数据时代”的到来。

    巨量电子记录使人类进入大数据时代,以文本数据、图片数据、视频数据、音频数据4种形态的数据已近乎海量记录、系统记录、全面记录。

2013年8月6日,湘潭市召开2013年全市档案工作项目建设推进会,持之以恒地推进项目建设。

    他们达成这样的共识:大数据时代对于档案部门来说,既是挑战,也是机遇。海量数据的产生、收集、存储、交换、数据挖掘和分析、可视化呈现,不正是档案事业新的根本的现代化的出路吗?我们没有理由拒绝,而是要充满豪情去迎接人类记录的新业态。

    他们全员发力,人手一本《大数据时代》和《互联网思维》,向大数据这个高科技的全新领域发起进军。创办《档案资讯时代》《大数据时代》的刊物探索大数据,与全国同行以及东软集团、捷成世纪、南京云创、中信、东方飞扬、量子伟业等知名企业的交流合作,使湘潭档案人视野洞开。

    怎么管数据?这是个大课题。他们借智借力,与高等院校、科研院所、研发机构、信息经营商协作,探索大数据管理和平台建设,探索可持续发展的基础技术、关键技术、核心技术、软件工程、网络技术等,构建档案和数字技术专业联盟。经过认真的调研、论证,2012年8月6日,针对档案数据管理的第一个规范性文件——《湘潭市档案数据管理试行办法》由市政府办正式印发,紧接着,市委办公室、市政府办公室印发《关于做好声像档案工作的通知》,湘潭市档案局组织制定实施《数据资源管理制度》《湘潭市市级领导个人公务活动数据库建设管理试行办法》等规范性文件,就总体规划提出了具体的工作思路、安排和保障措施。

    至此,档案、数据、信息三位一体建设蓝图绘就并付诸实践。

    全市数据中心一期工程建设如火如荼。在短短两年多时间里,数据中心围绕档案和数据的“收、管、用”,采取“分散存储,集中管理”的管理模式,将管理的触角伸展至全市各个角落。下属5个县市区、湘潭国家高新区、国家经开区、城建档案馆、市纪委、市委宣传部等12家单位陆续建立二级数据中心,建立数据管理办公室20余家,全市档案管理系统用户达到1750个,管理全宗773个,市档案数据中心容量已达20TB,数据量达到4.94TB,全市数据中心数据总存量达到12.7TB。

    2014年5月8日,全国第一个区域性数据学会——湘潭市数据学会正式成立,主动承担起全市宣传普及数据知识、开发数据集成系统和平台等重要职责,组织全市数据管理专家和各单位的数据管理人员开展学术探讨和交流。

    管数据的根本出发点是应用数据。利用数据资源服务社会,于是网络平台建设应运而生。区域内第一个以推动数据集中共享、服务公共领域和区域发展为目标的公共基础数据平台和应用平台成功开发。湘潭资讯平台引入百度后台管理模式、信息共建激励措施和众包技术理念,建立了平台信息工作交流平台和工作机制,全市共发展成员单位21家,汇聚214家机关、事业单位,25所教育机构,22家金融机构,12家卫生医疗机构和165家企业的基础数据以及文学、艺术、旅游等各类特色数据资源,通过数据技术进行分类处理、权威发布,实行网上浏览、查询、查阅一体化,运行数据量达21000条60GB。湘潭诚信平台以国务院《社会信用体系建设规划纲要(2014—2020年)》为指针,从政务诚信、商务诚信、社会诚信、司法公信四个方面汇集全市信用信息并实时向社会进行发布、披露,将包括全市各企业基本信息、市工程建设项目公开信息、纳税信用等级、企业环境行为信用评价、产品质量抽查公示等在内的各类信用数据提供网络查询,弘扬和激励诚信精神,防范和化解信用风险,促进诚信社会建设。

    《新华社内参》以《从管档案拓展到管数据》为题,推介了湘潭市的做法。

    全覆盖全天候全流程的信息服务,翻开了从档案资料时代到档案资讯时代崭新的一页。

    ——理论联系实际,探索档案和数据资源建设政府主导和市场机制的双重推动

    “数据将会像土地、石油和资本一样,成为经济运行中的根本性资源。”《大数据时代》一书中这样描述。

    一项研究数据表明,一方面各级政府积累了大量与公众生产生活息息相关的数据,成为社会上最大的数据保有者,掌握着全社会信息资源的80%,但占数据总量95%以上的非结构化数据被束之高阁;另一方面,一些企业拥有专业数据分析应用技术,却只能望洋兴叹。在过去的20~25年里,企业用于决策的信息最多只占到全部数据量的5%。在现今竞争异常激烈的商业环境之下,企业如果能够重新探索被花费力气保存的95%数据,将能够从中发现并利用这些数据价值为他们提升竞争力。

    不论是档案还是数据,保管、存储并不是最终目标,只有从档案和数据中分析、提炼出它们所蕴藏的社会价值和商业价值,它才变得有意义,才是实现真正价值的关键。

    在传统档案资源和大数据资源两大资源的同一性和差异性,在是否可以通过市场机制配置来推动资源建设,在档案保密、数据开放和信息安全等深度问题上,湘潭市档案局组织了旷日持久的讨论。

    是否可以求同存异、和而不同?他们从社会资源的共性管理原则和档案及数据资源个性特质的管理原则相统一寻找办法,在价值追求和资源安全相统一上寻找办法。他们认为,任何资源,遵循集约、效能、共享、安全、政府监管和市场机制配置的基本原则,档案和数据同样可以也应该遵循这一原则。于是,湘潭市这个内陆的“两型”社会示范区,开启了档案和数据资源建设,探索引导建立政府主导和市场配置推动档案和数据资源建设管理利用的运行机制。

    业界把2013年定为大数据元年,我们不妨非专业地把这一年之前定为小数据时代。小数据是指数据量小、分散、数据孤岛、数据关联小、数据资源不集约、管理凌乱、利用单一,人们数据意识还较差,除开大型实体公司、大型电子商务公司、大型服务公司、大型制造企业、大型网络公司、大型社交网站之外,这正是我们当前的普遍状态。

    如何改变现有状态,政府不能袖手旁观,理应担当主角。

    北京、广东、重庆等省市已陆续开始实施大数据发展战略和行动计划,湘潭市政府对此高度关注和重视,将数据资源建设置于信息化、智能化、网络化、社会化的枢纽位置,纳入智慧湘潭发展计划,并利用大数据技术聚集数据资源,开辟公共平台,智慧旅游、数字环保等工程建设和数据应用产品开发项目陆续启动。

    在这场数据资源的整合中,一个重要问题日趋凸显,没有一个部门具备统一管理数据资源的职能,职能的缺位必然造成全市数据资源如同一盘散沙,平台建设各自为政,资源无法互通共享。湘潭市档案局在此复杂的局面中紧紧抓住这一职能拓展的关键,坚定地推进和实施这一设想。

    代表政府管理数据。他们研究制定《湘潭市数据中心单位和个人数据编码制度》,在全国首创提出采取组织机构代码证号或个人居民身份证号加上档案数据类别、年度、序号等标注形成档案数据编码,为档案数据的收集、存储、管理、利用提供唯一、可靠的标识和依据。出台《数据资源分类》《数据质量评级办法》《湘潭市数据资源管理制度》《数据管理员岗位职责》《数据资源年度统计制度》等等,让全市党政机关、企事业单位明确管理内容、流程和安全等规范。

    他们高端谋划、系统构架,向市委、市政府呈报《关于在湘潭建设数据产业园的建议》,强烈建议市政府抓住机遇,推动湘潭市战略性新兴产业的发展。由市政府召集的数据产业发展研究座谈会于2013年10月31日在市档案局召开,各经济园区,市经信委、市发改委、市科技局、市商务局等单位主要负责人就数据湘潭发展计划、在湘潭建设数据产业园的问题进行了专题研讨,市档案局编制的《湘潭数据产业园建设项目建议书》等研究成果在会上共享,形成了利用大数据技术聚集数据资源共同开辟公共平台,提升公共管理和服务能力,培育和发展数据产业的共识。

    档案意识尚且不强,数据意识就更加薄弱,社会的残酷现实让他们感到内心焦灼。

湘潭市档案数字技术服务中心项目服务工作现场

    他们面向全市各机关单位开展档案和数据资源建设宣讲,举办档案和数据管理员培训班,联合市政府督查室开展数据资源建设督查,积极推进政府公共数据资源的规范管理和开放共享;举办“档案·数据·资讯”大型主题宣传活动,在《湘潭日报》整版刊载《大数据时代——湘潭在行动》,呼吁全社会关注、重视大数据,对全社会数据资源进行意识启蒙。

    近年来,全国档案信息化安全会议、全省档案局长会议、全省档案干部培训班、市委党校主体培训班、湘潭大学公共管理学院纷纷邀请胡建略局长讲课,湘潭大学还聘任他为客座教授、硕士生导师。他利用这些机会,全面讲解档案事业现代化发展方向、目标、架构、方法、途径,介绍湘潭的做法、效果和体会,并向各级领导、新闻媒体、社会各界、档案系统大声呼吁重视数据这一战略资源的建设管理。

    2013年,阳荣初副局长带队参加中国大数据技术大会,与包括中国工程院院士李国杰、中国科学院院士陆汝钤等在内的近百位国内外顶级的大数据学术界专家和业界技术领袖面对面探讨大数据技术、大数据资源的法律法规、大数据商业利用等现状和发展趋势。

    柳暗花明,狭路亦为出路,数据管理职能的拓展让他们更加清晰地看到了档案工作与市场对接,融入社会和经济建设主战场的实现路径。

    大数据时代的企业行为是火爆的,技术开发是火爆的、市场启动也是火爆的。面对火热的势头,湘潭档案局十分冷静,推动一个资源体系建设不可能一蹴而就,得耐心培育因势利导。

    为了提质增效,他们把档案用品服务部更名为湘潭市档案数字技术服务中心,培育、建设和开发档案数据资源经营服务市场,通过寻求政府的支持,探索建立行政管理和市场机制相补充的新的制度体系,创建起政府依法监管与市场配置资源相统一的专业化、职业化、标准化、现代化的档案和数据技术服务模式。

    他们一手抓政府职能,一手抓市场推动,两轮驱动产生了1+1>2的效果。

    技术服务中心与国内大数据及软件权威机构和企业携手合作,为全市各单位量身订做,极大地推动了资源建设。全市200余家单位和企业开始建设标准化、规范化、专业化的档案和数据管理系统,实现数据资源数量、质量和科技含量的全面提升,数据资源的服务功能和利用价值大幅增强。移交档案必须先移交数据,他们在帮助全市各单位整理档案的同时完成数据体系建设,不但把纸质记录整理归档,更把各单位分散存储的数据分门别类按综合、专业、业务等建立数据库,十分清晰。湘潭市委原副书记蔡建和称赞道,将市场机制运作模式融入档案资源建设和档案工作,是湘潭市档案局主动转变职能、服务社会而进行的有益探索,令人欣喜,值得倡扬。

2013、2014年6月9日,湘潭市档案局连续两年以“档案 数据 资讯”为主题展开系列宣传活动。
图为“大数据、大资源、大平台、大服务”展览引来过路市民纷纷驻足观看。
 
 
《意见》,让他们梦想飞扬

    2015年3月19日,湘潭市委、市政府两办文件《关于加强新形势下档案和数据资源建设的意见》(以下简称《意见》)正式出台,作为一个纲领性文件清晰描述了全市档案事业发展的崭新未来——档案事业现代化宏伟蓝图。

    “随着科学技术的迅速发展,人类社会进入了大数据时代,传统的档案工作必将转向数据资源的建设和管理。坚持大档案、大数据、大平台、大服务的建设思路,坚持社会化、法制化、标准化、网络化的发展方向,坚持真实、完整、安全、效能的原则,以需求为导向,通过机制创新和技术创新,积极开展资源集聚、管理集约、应用集成等工作,建设与新形势新任务相适应的档案和数据资源体系,充分发挥档案和数据资源的信息、证据和服务作用。”

    “到2025年,建立起覆盖全面、内容丰富、形式多样、标准统一的档案和数据资源体系,运行高效、管理规范、安全可靠、保障有力的资源管理体系,功能强大、方便快捷的资源利用体系。”

    《意见》的构架是严密的。只要理念、意识、思路是清晰的,档案和数据密不可分,求同存异,相得益彰,有何不可?一个“和“字解决当前很多不必要的纷争。

该图为湘潭市档案局局长胡建略对大数据来源点阵和板块进行的直观描述,
相信能对相关单位数据资源建设带来启示。

    构建现代化资源体系。档案和数据两大资源,个性特征、资源形态、管理利用有着本质区别,但不可分割,不可偏废。建立政府和社会互动的档案和数据采集形成机制,按照大数据时代和档案资讯时代融合的根本方向和基本原理,按照真实、完整、安全、效能(TISE)原则,构建起社会全覆盖、层级清晰、分类清晰、渠道畅通、存储快捷、管理有效、方便利用、功能强大、丰富多彩的庞大的档案和数据资源体系。

    构建现代化管理运行体系。《意见》规定,授权档案行政管理部门履行档案和数据资源监督管理职能。把工作重心从纸质记录转向电子记录,从柜架存储转向数据仓库,从资料查阅转向网络资讯。县市区、园区、示范区、机关、企事业单位,以及重点行业、重要领域,设立数据中心(或数据管理办公室),负责数据集成、管理、利用,把数据中心打造成党委和政府的资政平台、经济社会发展的资讯库、人民群众的信息库。建立纸质档案、数字档案、声像档案、实物档案不同类型、不同载体档案及数据的生成、归档、保存、利用的操作流程。运用现代技术、方法和装备,构建资源安全运行和保障体系。按照真实、完整、安全和效能的要求,制定档案和数据质量标准,实施质量评级制度,强化资源监管。

    构建现代化利用体系。深度开发档案和数据资源。以丰富的馆(室)藏档案为基础,通过编辑出版图书、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式,挖掘档案价值;以海量数据存储为基础,不断优化数据内容、结构和背景信息,建设智慧管理系统,高速处理和深度挖掘、分析数据,推进数据共享及应用。加强统筹协调,推动区域性、行业性和单位内部数据资源整合、共享和开放平台建设。市、县数据中心实施区域性数据集成与应用行动计划,以湘潭档案资讯平台和湘潭诚信平台建设为突破口,打造全市基础数据、信用信息共享平台。

    构建现代化保障体系。从组织领导、装备、技术、人才、资金、制度等确保档案、数据和信息资源的卓有成效的建设管理和运行。

    《意见》的出台,凝聚着湘潭市委、市政府对档案事业发展的高度认识和大力支持,也体现着市委、市政府对市档案局近5年顽强拼命、自强不息、勇于探索的全面肯定、最高奖赏和最大鼓励。

    档案资讯时代与大数据时代的高度融合,档案和数据资源的高度联通,档案事业现代化与国民经济和社会发展现代化的高度统一,这是与时代紧密拥抱、与科技高度依存、与社会互联互通的一幅档案事业发展的宏伟蓝图;这是一个挑战激励斗志、压力提升能力的创新实践;这也是更加激励湘潭档案人奋勇前行的进军号角。

有为,让他们赢得支持

    “把发展作为我们最紧迫最现实的工作任务;把创新作为我们最核心最永恒的发展动力;把现代化档案资源体系建设作为我们最根本的责任目标;把项目建设作为我们最常规最通用的方式方法;把干事创业作为团队最坚定的价值取向和职业追求。”

    这掷地有声的宣言,是印在《湘潭市档案局服务指南》上的行动纲领。

    湘潭市档案局的每一位同志都难以忘记2010年寒冷的冬天,在以“破冰前进,迎接春天”为主题的拓展训练营里,团队正在不知不觉中集结力量。

    在潮湿的办公区过道上,10块创业、奋斗的励志牌匾,是他们自强不息的誓言,也是他们向社会作出的庄严承诺,已深深镶嵌在干部职工的脑海深处。坚定的现代化的信念,支撑着他们在艰难中前行,一路风尘,一路凯歌,一分耕耘,一分收获。务实、担当、创新、创业、协作的团队精神铸就了湘潭档案事业现代化建设的“梦之队”。

    这是个担当责任、敢于牺牲的团队;这是个勇于创新、艰苦创业的团队;这是个高度凝聚、紧密协作的团队;这是个视野高远、充满激情的团队;这是个自强不息、势不可挡的团队。

    在这里,我们看到了敢为天下先的湖南血性,也感受到了现代档案人铸造的征服困难的能力,他们灵魂深处坚定的国家责任感、行业危机感和职业敏锐感,支撑他们苦苦寻求档案事业发展的崭新道路。

    在一场场学术研讨、学术报告会上,他们激情飞扬,与专家、学者热烈探讨,尽情品味思想的盛宴。

    在项目验收、课题结题的会场上,他们深入浅出、侃侃而谈,以睿智的观点、独到的见解、缜密的思维,赢得专家评审的认可和赞许。

    他们不断与园区、企业和高校开展商务(合作)洽谈,全面寻求跨部门跨领域创新协作,力争在转型发展、资源建设、应用系统开发、数据产业发展等方面取得实质性合作成果。湘潭大学、湘潭在线媒体,南京云创存储有限公司等企业、院校被他们执着梦想的信念深深打动,纷纷与他们签订战略合作协议,构建技术联盟。

    湖南省档案局局长胡振荣在出席《档案资讯时代研究》课题评审会上,高度评价了这支团队:“在理念上具有先进性,敢于立足现实创新突破;在工作上具有主动性,以资讯概括行业特性充分了体现档案工作的主动性;在内容上具有时代性,时代特色非常鲜明;在操作上具有实践性,理论研究课题直接与实践贯通;在事业上具有责任性,有着强烈的担当意识。研究成果超出预期。”

    湘潭市档案局是幸运的。耕耘者总会迎来四面八方的关注和支持,总会迎来社会各界的关怀和温暖。

    国家档案局局长杨冬权到湘潭调研时,专门听取了湘潭市档案局关于现代化档案资源体系建设的情况汇报并给予充分肯定,支持申报《现代化档案资源体系建设课题研究》项目;省档案局局长胡振荣多次亲临湘潭开展档案资源建设情况调研,并向各市州档案局推介湘潭市现代化档案资源体系建设的构想与实践。

    国家档案局、国家发改委,湖南省发改、经信、财政、科技、人社、编制、商务等部门和湘潭市有关职能部门对湘潭市档案局的专业探索和平台建设等在人才、资金、技术等给予了大力支持。

    市委、市政府更是档案局探索创新发展的坚强领导和坚实后盾。市委书记陈三新,市委副书记、市长胡伟林,市委常委、常务副市长谈文胜,市委常委、市委秘书长陈忠红和其他市级领导不但听汇报,还经常帮助研究档案管理、大数据管理等专业技术问题,为全市现代化档案事业发展指明方向;不但给市档案局职业探索的精神鼓励,更是在软硬件投入和装备现代化上大角度给予人财物的倾斜支持。

    湘潭市档案局在档案事业现代化建设的探索和实践上迈出了坚实的步伐,但他们清醒地认识到,档案事业的现代化是一个价值重建、体系重建的宏大命题,是一个挑战传统、脱胎换骨的巨大工程,是一个需要几代档案人为之奉献为之奋斗的伟大事业。他们决心乘着全面深化改革的春风,凝心聚力,向着既定的目标奋力前行。

    “为有牺牲多壮志,敢叫日月换新天”,这是湘潭精神的高度概括。在这和美的春天里,记者领略到这种精神在湘潭档案系统的激情绽放,在这生机勃勃、春意盎然的季节,春日暖阳正催生出万紫千红……

    原载于《中国档案报》2015年5月4日 总第2755期 第二版

 
 
责任编辑:张雪
 
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