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当好基础建设的“需求者”和“监理员”

作者:审计署

来源:《中国档案报》

2015-04-27 星期一

    中央和国家机关档案工作会议指出,要切实改善档案保管条件,严格按照有关规范和标准新建、扩建档案库房,提高档案库房的安全防灾标准。档案库房要与档案存量及年增长量相匹配,至少应满足未来20年档案存放需要。要严格执行档案保密管理制度,档案库房、阅览室、办公室要分别设置,避免交叉。审计署的档案基础设施建设充分体现了审计署对档案工作的重视和支持,体现了档案部门在精心落实档案库房建设和设施配备时发挥的主观能动作用。

    “工欲善其事,必先利其器”。档案基础建设是提升档案工作水平,促进档案工作发展的重要保障。审计署档案基础建设在署领导的亲切关怀和国家档案局的专业指导下取得了长足的发展,档案用房面积由370平方米发展到1000余平方米。

    一、审计署档案基础建设情况

    (一)档案用房面积充足。审计署现有档案库房分散在3处4个房间,新办公楼档案用房相对集中,自成一区,达到1000余平方米,其中档案库房面积800平方米,最大的档案库房达到300平方米,另有1间130平方米可用于档案数字化室。

    (二)档案用房功能齐全。审计署新建档案用房在“三分开”的基础上,将档案用房划分为档案库房、办公室、阅览室、整理室、电子档案室、照片档案室、资料档案室、绝密档案室、数字化室等10个功能房。

    (三)档案设施先进齐备。在档案装具上,档案库房配备密集架,电子档案室配备了防磁柜、智能光盘柜;在温湿度控制上,档案用房配备6部精密温湿度空调,设置单独的精密空调间,大档案库房设置2个缓冲间;在防火设施上,采用气体灭火装置;在安全防护上,每个房间均按保密要求,安装物理安全保密防护设施和涉密载体安全防护,每个过道、通道、门窗等位置均安装视频探头实施全方位无死角监控。在数字档案室建设上,配备了多台专门服务器,10余台档案数字化专用机,2部智能光盘柜等设施。

    二、审计署档案基础建设的几点做法

    (一)领导重视,充分保障。审计署领导历来非常重视和关心档案室的基础建设。审计长刘家义高度重视档案工作,他指出,档案工作非常重要,是审计工作的重要组成部分;档案工作没有完成,审计项目就没有完成;档案的完成度和准确性,是评选优秀审计项目的重要指标。在2000年机关现有档案室的改造过程中,刘家义亲临档案库房建设工地现场,亲自划分了档案库房、阅览室、办公室,帮助档案部门落实“三室分开”要求。在新办公楼设计和建设中,刘家义在署党组会上提出“要重视新办公楼的档案库房建设,特别要注意档案库房的防护和承重等问题”。署领导充分考虑档案管理需求和审计档案发展需要,在库房面积、硬件设施、档案设备等方面给予了大力支持和充分保障。

    (二)大力支持,指导有力。在档案库房建设过程中,我们认真查找相关档案库房建设标准,对机关档案室建设没有专门的规范,只能参照档案馆建设规范,在具体操作过程中与基建部门沟通遇到一些难点,经多次请示咨询国家档案局,都得到了大力帮助。国家档案局为我们答疑解惑,给予政策依据,使我们深切体会到,工作中遇到业务方面的重大难题,咨询国家档案局的专家是一条捷径。国家档案局机关处的同志还到档案用房建设工地进行现场指导,逐一查看了每个档案用房的建设情况,就建设现状和未来发展给出了具体指导意见,直接推动了工程建设。

    (三)论证需求,充分准备。“水之积也不厚,则其负大舟也无力”。档案基础建设必须做足功课,充分准备,否则容易在实际建设中产生“盲人骑瞎马,夜半临深池”之感。一是梳理现行档案相关建设规范,解决“应该怎么做”的问题。我们认真学习现行档案法律、法规、规范中涉及档案用房建设和设施配备方面的规定和要求,在加强学习《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》等法律法规的基础上,重点领会2008年版《档案馆建设标准》和2010版国家行业标准《档案馆建筑设计规范》。二是走出去借鉴考察比较,解决“可以什么样”的问题。首先,是向同行单位学习。在提出建设需求之前,我们走访了公安部、商务部、国家统计局等多家单位,学习先进成熟经验。其次,是对设备进行考察。对精密温湿度空调、智能光盘柜等设施设备进行实地参观和市场调研,联系已采用这些设备的中国文学馆等多家单位,汲取经验。三是分析档案工作实际需求,解决“需要怎么做”的问题。针对审计署档案工作的特点,将档案建设规范的共性要求转化为本单位的个性需求,找准侧重点,抓好关键点,提出切实可行、符合审计署工作实际的档案基础建设需求。

    (四)主动作为,狠抓落实。一是树立高度负责的态度。档案部门对基础建设不推诿,不拖延,不等靠,不退缩,本着对档案工作高度负责的精神,积极作为,主动担当,向基建部门提供新办公楼档案用房需求报告和注意事项等文件。二是提供翔实可信的数据。审计署原有档案用房仅300多平方米,档案部门提出超过1000平方米的需求,需要切实的数据作为支撑。我们以“延长米”为计量单位精确计算“档案存量”档案排架长度所占面积,在详细分析过去15年档案增长率情况的基础上科学估算“档案增量”,提出的档案库房面积需求真实可靠、充实有据,获得了领导的认可。三是制定切实可行的方案。“天下大事,必作于细”。我们将建设需求细化为直观易懂、简洁明晰、操作性强的示意图、构成图、需求表、说明表,在建筑图中精细注明每个房间的布置要求,详细列出实际建设中的注意事项,确保档案部门的需求落到实处。

    (五)善作善成,持续跟进。档案基础建设不是一朝成型、一蹴而就的,档案部门提出详细需求后也不是一劳永逸,必须持续跟进基础建设,发现问题立即解决,避免出现后续返工,甚至推倒重建的情况。在审计署新办公楼档案用房建设过程中,档案部门多次到工地现场勘查,提早发现基建作业中存在的问题并加以解决。如档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗,而新楼东侧档案库房窗户紧邻配楼平台,开窗设置不合要求;档案库房地面须比库房外地面高15毫米,既避免了水流入库区,又不影响档案推车通行,而新楼档案用房在安装防盗门时设置了门槛,且内外没有高度差。我们发现类似问题后,及时与基建部门沟通,立即向领导汇报,提出明确的整改意见,推动了基建工程的顺利进行,保证了档案基础建设的质量水平,落实了档案基础建设的功能需求。

    档案基础建设是档案工作的重要基础和前提。高质量的档案基础建设。为档案部门高效率地开展工作、提供高水平的服务创造了有利条件。做好档案基础建设工作,既需要本部门领导的重视和大力支持、国家档案局的关怀和专业指导,也需要档案部门具备高度的责任感,做到“实严细”“专精勤”,当好基础建设的“需求者”和“监理员”。

    原载于《中国档案报》2015年4月27日 总第2752期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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