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租借馆库里的“智慧档案”

——德国海德堡档案馆印象

作者:冯家旺 徐 飞

来源:《中国档案报》

2015-04-20 星期一

    海德堡,德国著名的浪漫之城、大学之城、旅游名城,莱茵河支流奈卡河穿城而过。海德堡市区有14万人口,其中有3万多是大学生。悠远的人文历史积淀了丰厚海量的档案。海德堡档案馆的馆藏量庞大,排架长度约为7公里,其中有6万张照片、5000张明信片、5000份建筑图、2500张海报、2500张玻璃底版。海德堡市虽数次经受战火摧残,但仍保留下时间跨度长、内容丰富的档案。1890年,海德堡恢复收集和整理档案,迄今为止,保存了少则上百年多则上千年的历史档案。其中,有1572年的海德堡城市图、1860年的老照片、18世纪的公务文件等,镇馆之宝是公元895年的档案。这些档案载体丰富,有羊皮、纸质、胶片、玻璃底版、实物、电子等多种载体。德国档案数字化工作起步较晚,且经费少,档案数量大,目前海德堡市只是把少量历史悠久的档案进行数字化,这部分档案只占馆藏量的1%。

    和我国相比,德国档案馆老馆多,而且大多是改建或租借的,如海德堡市档案馆就是租借的。目前,新馆位于海德堡国际中学校园地下室,原是地下车库,层高受限,经改建而成,库房面积约为2800平方米,预留出30年的库容量。尽管馆库面积不大,人员和经费都很紧张,但是其档案管理模式、安全保护、开发利用等具有当地特色,尤其是德国同行专业敬业的精神、严谨精细的作风和明确超前的档案意识令人敬佩,感受最深的是他们的5种工作意识。

    一是档案收集意识。除了按有关规定进行档案接收外,海德堡市档案馆主动收集了大量海德堡美军基地的实物档案,如各时期美军基地负责人的照片、北大西洋公约组织总部司令官的办公桌、防泄密电话等,这些实物档案记录了美军以及北约一个时代的结束和历史缩影。他们在人员较少的情况下专门安排1名专职摄影师,负责拍摄、收集、编辑、数字化照片档案,完成照片档案从产生到数字化一条龙的工作,还专门安排1人查看当地各种电子版报纸,用专门软件把有价值的网络新闻剪辑归档。

    二是档案保护意识。档案进馆后,先进行除尘处理,然后进行化学消毒、去酸,擦、刷、刮、吹、吸、修、封、装,严格执行有关流程,严格把好档案入库关;对原始档案使用的铁质订书钉、回形针、档案夹等一律去掉,改为有利于档案长久保存的特殊塑料制品;档案盒经过去酸处理后,可以根据档案的厚度进行自由折叠,最后用无酸硬纸方形档案盒横放上架,这一点和国内竖放不同;对重要档案和大型海报类档案进行缩微处理;库房追求简单实用、环保节能,所有档案馆库房都没有吊顶装修,管线、管道全部裸露在外,安全、消防、恒温恒湿设施虽没有统一标准,但应急机制健全,设施到位。

    海德堡档案馆的档案安全保障网络健全。一是与周边地区档案馆和附近的海德堡水泥厂、犹太人高校、博物馆建立联络互助机制,以便于在紧急情况下实施灾难救助;二是编印了应急手册,在平时的专门培训中特别强调消防人员的参与,责任到人,并为消防人员配有档案馆库房的钥匙;三是档案密集架采用红、蓝2种颜色的柜架,在发生火灾等灾难时红色柜子的档案往北区运,蓝色柜子的档案往南区运;四是库房空调管道在火灾时可以转换为排烟通道。

    三是积极争取意识。近年来,德国档案工作的地位有被削弱的倾向。如海德堡市档案馆原来馆库分散,提供利用很不方便,经过馆长布鲁姆的多次申请,才有了统一的档案馆新馆。这其中,布鲁姆做了很多争取工作。根据市政府的意见,新址只能保证5年的进馆库容量,在布鲁姆的争取下,设计师充分听取他的意见,将库容量设计为能满足30年需要。此外,在政府不审批多建库房的情况下,采取变通的办法预留了一间300平方米的库房。

    四是档案利用意识。德国档案法律对提供档案利用作出了硬性规定,各级档案馆对档案开放和利用工作都非常重视,千方百计地挖掘馆藏档案的潜力,为公众尽可能地提供档案利用服务。海德堡档案馆最有特色的档案利用方式是编辑出书和举办巡回档案展览。近年来,海德堡档案馆出版了许多通俗易懂、老少皆宜的获奖出版物。如他们出版的《干杯》一书,图文并茂,介绍了德国酿酒的历史;《海德堡的建筑》一书成为当地的畅销书。从2000年开始,海德堡档案馆开始尝试编辑一些幽默的卡通小册子,宣传档案利用工作,他们找到漫画家,为他们提供大量照片和档案利用案例,以漫画讲故事的方式介绍城市和企业档案馆,大大提高了档案馆的知名度,反响很大,后来相继出版了英文版、西班牙文版、中文版等。他们还找到奔驰公司作为合作伙伴,通过对档案资料的展示,宣传德国的汽车制造史。

    在出版书籍的基础上,海德堡档案馆还将书的内容拓展制作成展览。从1999年至今,海德堡档案馆已经在世界各地举办了多场档案巡回展,吸引了很多观众。根据《海德堡的建筑》一书制作成的展览,受邀到上海参加“上海德国文化周”,还在无锡、杭州等地进行巡回展览。一年后,“德国人印象中的上海”在德国举办。展览架起了国家、地区间的文化桥梁。布鲁姆馆长说,档案利用就是要让外部的新鲜空气扫除档案上的尘埃,他表示还会把这样的展览不断举办下去。

    五是档案互助意识。布鲁姆是国际档案理事会教育培训处的重要成员之一,多年来他一直致力于国家间的档案交流培训项目,如:2004年,在中国人民大学举办了亚太地区档案教育国际学术研讨会;2012年,举办了奥地利、德国、瑞士和中国的档案工作交流活动;2014年海德堡档案馆与北京市档案馆签署合作协议,共同举办有关残奥会的档案展览。

    原载于《中国档案报》2015年4月20日 总第2749期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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