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“档案为学生就业和学院发展奠定了坚实基础”

——访全国政协委员、山东英才学院董事长杨文

作者:秦海庆

来源:中国档案报

2015-03-05 星期四

全国政协委员、山东英才学院董事长杨文 本报记者 秦海庆 摄

    大家也许知道,2014年8月11日,第六届鲁迅文学奖在北京揭晓,青岛市文联专业作家铁流和人民日报社山东分社社长徐锦庚合著的《中国民办教育调查》获得了鲁迅文学奖报告文学奖,该作品获得评委的全票通过。评委一致认为,作品突出地体现了报告文学真实、快捷地反映社会和时代重要话题、重大主题的文体特点与优势,具有鲜明的时代感和现实性,达到“报告”与“文学”的统一。而很少人知道,这部优秀作品的“原型”就是山东英才学院。

    为什么作家会选这所民办大学为“原型”呢?近日,记者带着这个疑问采访了前来参加今年“两会”的全国政协委员、山东英才学院董事长杨文。说到《中国民办教育调查》,杨文介绍道:“这与我们拥有完整丰富的档案有着密不可分的关系,铁流在写这部作品时,在我们学院调查采访了200多人,用了近半年的时间,在学院的档案室查阅了大量的原始档案,真实的数据、翔实的案例给了该作品最大的支撑。”

    该校为何如此重视档案工作呢?杨文这样回答了记者的疑问:“我们学院近年来,毕业生就业率一直保持在95%以上,2013年被教育部评为‘全国高校就业50强’,是全国唯一获此荣誉的民办高校;在国家统计局所作的用人单位对毕业生满意度调查中,我校居全国省属本科高校第一位,可以说,档案为学生就业和学院发展奠定了坚实的基础。”

    记者了解到,2013年山东英才学院在全国高校就业50强评比中,国家统计局社情民意调查中心要求校方提供近3年的就业资料和相关数据,令其没想到的是,学院在3天之内就提供出了覆盖98%毕业生的个人信息和就业资料,对其开展相关调研提供了便捷、准确的第一手资料。

    山东英才学院是如何做到让档案在日常工作中严格管理和及时归档、立卷,使档案保管完整、全面、系统的呢?杨文向记者介绍了学院的具体做法:

    首先是加强组织保障。学校立足于内涵建设和长远发展,于2008年成立了由校长为组长、分管校领导和校办公室主任为副组长、相关部门领导为成员的档案工作领导小组,将档案工作列入学校整体发展规划和年度计划、工作要点,加强对档案工作的领导。2010年12月,经学校党政联席会审议,调整了档案工作委员会成员,建立了档案管理工作网络,形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责的3级档案管理网络,进一步加强了对档案工作的宏观管理和具体指导,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。

    其次是加大经费投入。基础设施建设是档案管理工作顺利开展的保障。近年来,学校不断加大对档案工作的经费投入。2004年以来,该校为档案库房配备了密集架、防磁柜等硬件设施。近几年,又先后投资购置了光盘刻录机、激光打印机、扫描仪、电脑、档案管理软件等现代化管理设备;按照《高等学校档案管理办法》的要求,进一步实行了档案库房、查阅室、办公室“三分开”,设置了实物档案室。为提高档案的安全性,采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等防护措施,配备了智能化功能管理模块系统,实现了档案库房管理数字化。目前此项工作走在了山东省高校档案管理的前列。

    第三是建设专业队伍。一支素质高、稳定性强的档案管理工作队伍是档案工作安全、长效发展的关键。为此,学校建立并逐步完善了专人负责为主、兼职为辅的工作制度,根据工作需要适时增设岗位和编制,并通过专家讲座、业务培训、到省内外兄弟院校档案馆交流学习等形式,不断提升档案员的业务水平。2013年,学校档案工作人员作为山东省民办高校的唯一代表参加了全国高校档案专业委员会会议。目前,学校初步建立了一支政治强、业务精、作风好,年龄、职称、学历、专业等结构合理,能胜任档案管理和编研工作的复合型人才队伍。

    杨文向记者介绍说,2010年,学校档案室在山东省高校档案工作检查中取得了优异成绩,被评为“省一级档案室”;2011年晋升为“省特级档案室”,成为山东省民办高校中第一个“省特级档案室”;2012年被省档案局授予“山东省档案工作优秀集体”称号,成为全省唯一获此殊荣的民办高校。2011年,该校为加强档案信息化建设,实现文档一体化管理,推进学校的档案信息化建设,学校制定了《山东英才学院信息化建设规划》,将档案信息化建设纳入了学校信息化建设规划,逐步实施数字化档案室建设。同年,学校建立了山东英才学院档案信息网,及时公布有关档案的法律法规和学校的档案信息管理、档案编研、档案知识等情况,全面展示介绍学校档案工作动态。目前,档案室已成为该校档案的保管基地和查找利用中心,为学校的教育教学改革、科学研究、评估建设、学生管理和就业、基建、审计等各项工作提供了档案资料,有效解决了学校出现的法律纠纷,取得了良好的档案利用效果,并为学校避免了500余万元经济损失。

    服务是档案工作的根本目的和永恒主题,也是档案工作的立业之本。记者了解到,该校在为学生服务方面,为毕业生落实用人单位、专升本、考研、出国留学、补办毕业证等方面提供了学习成绩、录取信息等档案查询服务。若学生急需查阅利用学院的学籍档案,校档案室经过核实准确,可及时为其提供,对于外地的学生,会通过邮寄等形式及时送达,受到了学生们的一致好评。

    “档案,记录着我们学校发展的每一步足迹,它就是我们的历史,不可或缺。在我们学校,档案工作和教学科研、基础建设一样重要。”杨文说。“面对未来的发展机遇,我们会不断创新工作机制和形式,进一步提高档案管理的规范化、制度化、科学化、信息化水平,使其在学校人才培养、教学科研、特色名校建设和创建高水平应用型大学的道路上发挥更大作用”。

    原载于《中国档案报》2015年3月5日 总第2729期 第一版

 
 
责任编辑:李聪
 
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