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守住档案关口 拧紧关键阀门

——上海市审计局内外兼顾、“软硬”齐抓做好档案工作

作者:实习记者 崔珍珍 袁一平

来源:中国档案报

2015-02-05 星期四

上海市审计局档案人员查看审计档案 郭小山 摄

    提到审计档案,常会给人一种严肃感。审计是由专职机构和人员,依法对被审计单位的财政、财务收支及有关经济活动的真实性、合法性、效益性进行审查,评价经济责任,用于维护财经法纪,改善经营管理,提高经济效益,促进宏观调控的独立性的经济监督活动。审计工作关乎着国家的财产安全,审计工作中形成的审计证据、审计报告等内容构成了审计单位的重要档案。

    日前,记者赴上海市审计局进行实地采访,近距离感受到审计档案在保障经济社会健康发展,服务重大活动、重大项目、重点领域、重要部门、重点资金等方面的发展脉动,了解了上海审计工作30年发展历史,看到了上海市审计局为推动审计事业发展所发挥的积极作用以及创造的诸多成绩。

内化于心 方能外化于行

    党的十八届四中全会将“依法治国”提到了前所未有的高度。2014年12月,国务院总理李克强在接见全国审计机关先进集体和先进工作者代表时强调,要当好重大政策落实的“督查员”和人民利益的“守护神”。作为国家经济活动中的监督者、人民利益的保卫者,上海市审计局在推进专业档案工作标准的制定、修订和落实方面,也延续了其一贯严肃、严谨的态度和作风。

    随着审计工作在保障经济社会健康运行方面重要性的突显,审计档案的管理也面临着更高的要求,推进专业档案工作标准的全面落实是提高审计档案规范化的有效途径。近年来,根据国家审计署关于进一步规范审计档案管理的要求,市审计局制定、修订了审计档案管理办法和审计文件材料立卷归档操作规程,确保审计项目文件材料完整规范归档。2013年初,市审计局和市档案局联合转发国家审计署、国家档案局颁布的《审计机关审计档案管理规定》,提出了进一步加强审计档案工作领导、健全审计档案工作机制、落实审计文件材料归档工作责任的要求,确保档案工作标准的全面落实和审计档案的规范化管理。

    除此之外,市审计局严格贯彻审计署办公厅和上海市档案局关于重大活动、重大项目建档工作的要求,统筹中国2010年上海世界博览会跟踪审计项目文件材料的建档工作,协调审计署统一组织的地方政府性债务审计、社会保障资金审计等项目文件材料的归档工作,关注上海市财政审计、经济责任审计、政府投资审计、民生审计、资源环境审计等重点领域、重要部门、重点资金审计材料的归档工作,确保重大活动、重要审计项目的组织与相应文件材料的归档同步开展,促进了审计文件材料立卷归档的规范化管理,增强了审计档案管理的实效性。

多维监控 保障审计档案安全

    档案安全是档案工作的生命线,确保审计档案安全是市审计局档案管理的重要内容。为此,市审计局对审计档案实施多维监控,充分保证审计档案的安全,并制定了档案工作突发事件处置应急预案,明确档案工作突发事件的处置机构、处置人员、处置原则和处置程序等,将其纳入全员消防演练内容。

    市审计局建立了档案信息系统安全保密防护体系,加强安全等级保护,定期做好局域网服务器数据的本地在线备份和政务外网容灾备份中心的远程离线备份,对涉密网严格落实物理隔离措施,涉密与非涉密网络采取安全身份认证、权限控制等物理措施隔离,严格管理档案信息的存储、拷贝及传输,确保电子文件信息的完整、安全和有序。为切实改善档案安全保护条件,在新办公大楼改建初期就重点落实档案库房基础设施的配备,在办公用房缩减三分之一的情况下,专辟近120平方米作为档案专用库房,并按照规范标准对地面进行承重加固改造,满足档案排架的管理要求,安装24小时恒温恒湿自控系统、安全报警系统、录像监控系统和气喷淋消防灭火系统,配备了去湿机、中央空调、灭火器和防磁柜等设备,大大提高了档案库房的安全防灾标准。

质量是基础 更是责任

    审计档案是对审计项目全过程的完整回顾和全貌梳理,是审计成果的集中体现,把好审计档案质量关,对审计工作查考和总结审计工作实践具有积极意义。

    记者了解到,市审计局通过审核、培训、检查、评优等多种方式控制审计项目文件材料立卷质量,全方位保“真”。市审计局严格落实审计项目材料归档3级审核制度,以审计项目主审人员立卷、部门档案管理员初审、局档案室管理员再审3个环节,确保应归档审计项目文件材料的完整和规范。此外,市审计局通过全市审计机关档案工作例会传达档案工作的国家法律法规、方针政策和全市档案工作要求,对专兼职档案人员进行专题档案业务培训,增强档案指导的针对性,提高档案干部的业务水平。每两年,市审计局会在全市审计机关范围内组织开展审计档案质量专项检查,通过自查评分、分组交流、检查互评、复核打分等不同方式,客观评价各部门、各单位在组织领导、管理制度、案卷质量等方面的情况,提出提升审计档案工作质量的建议。市审计局档案部门还参与全市审计机关每年组织的优秀审计项目评选,把“审计档案的排序规范性、齐全完整性和归档及时性”作为评审标准之一,将审计档案质量纳入审计工作质量综合评价体系,有效推动了全市审计机关审计档案质量的提高。

    守住审计档案质量关口,并非一日之功,需要档案部门长期拧紧档案工作这个关键阀门,以时代责任主动作为,确保审计质量和审计效果,让审计档案起到服务经济社会健康发展的“安全导航”作用。

    原载于《中国档案报》2015年2月5日 总第2720期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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