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杨冬权在全国企业档案信息化现场会上的讲话

(2014年11月25日)

作者:杨冬权

来源:国家档案局政府网站

2015-01-23 星期五

   今天,我们召开企业档案信息化现场会,展示部分企业电子文件归档和电子档案管理的做法与经验,并专门研究加强这方面工作的措施。这是我们贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称两办《意见》)的一项重要举措。因为电子文件归档和电子档案管理不仅关系档案信息化和档案利用工作,更重要的是它关系我国档案资源的完整和安全。刚才听了两家企业的经验介绍,我很受鼓舞,没想到电子文件归档能给企业带来如此好的效益。由此可见,加强电子文件归档和电子档案管理工作是大势所趋,它涉及我国信息技术、电子商务的发展,事关国家经济的发展,我们应该认真抓好这件事。

    今年2月,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,体现了党和国家对档案工作的高度重视和强力支持。两办《意见》是在新形势下推动档案事业发展的纲领性、指导性文件。今天,我想利用这个机会,重点讲一讲中央管理企业对两办《意见》第一阶段的宣传落实情况和下一步的贯彻落实意见。

    据前段时间的调查,多数中央企业非常重视两办《意见》的贯彻落实。许多企业领导针对两办《意见》在本企业的贯彻落实作出了批示。如:中航工业董事长、党组书记林左鸣,中国铁路总经理盛光祖、开发银行董事长胡怀邦,中投公司党委书记、董事长丁学东,航天科工集团公司董事长高红卫和总经理曹建国,中国电子董事长芮晓武,中交集团董事长刘起涛,国投公司总经理冯士栋,中国黄金总经理、党委书记宋鑫,中国诚通总裁洪水坤,恒天集团总裁刘海涛;农发行副行长李刚,中再集团党委副书记、副董事长王平生,中国人寿集团副总裁张响贤,中国兵器装备副总经理、党组成员龚艳德,中国建材集团副总经理许金华,中国三峡集团副总经理沙先华,中国铁建副总裁刘汝臣等。其中,农发行副行长李刚批示说,“各级行要牢固树立‘档案即银行金融资产’的理念,健全‘大档案’管理格局,认真落实‘部门立卷、定期移交、综合利用’的管理机制,切实做好无纸化办贷条件下的信贷档案管理工作,审批行要按照‘谁产生、谁还原、谁收集、谁移交’的原则,还原形成完整的纸质信息审批档案一并移交综合档案管理部门,确保收得齐、管得好、用得上” 。

    此外,还有一些中央管理企业制定了具体措施贯彻落实两办《意见》,中国人保集团档案部门提出的将收集归档工作纳入公司绩效考核体系占一定分值的建议,已得到高层和人力资源部门同意,正在抓紧落实,确定具体分值。公司还以此为契机建立了部门档案工作负责人制度,每个部门确定1名负责人为归档责任人;现已完成部门归档责任人名单备案工作。中国铁路专门印发了关于加强和改进新形势下铁路档案工作的意见;航天科工集团公司对集团档案工作进行全面调研,系统分析,提出了总的发展思路;航天科技集团公司董事长雷凡培亲自带队到国家有关部门协调落实档案馆新馆建设,并取得有关部门的批复同意;南方电网修订完善了公司的档案管理办法,研究起草了关于进一步加强和改进公司系统档案工作意见;中国华能加快启动“一体化数字档案馆建设”项目;中电投集团下发了关于新形势下加强档案管理工作的通知,提出了13条措施;中国三峡集团拟在集团总部增设档案管理中心,在业务集中区域设立档案管理分支机构;并已经在成都设置了建设管理局档案馆,统筹负责成都区域档案管理工作。中冶集团建立中冶集团档案馆,制定提升档案管理方案;中国航信制定了关于加强和改进新形势下公司档案工作的建议,由公司高层批转全公司实施;中国黄金制定了进一步提升集团公司总部档案管理工作的规划方案,对档案工作中的薄弱环节提出了加强措施。还有部分单位也制定了具体的措施,这里就不一一赘述了。

    我们也发现部分中央管理企业对两办《意见》的重要性认识还不够到位。有的企业没能充分理解文件精神,认识上存在着一些困惑,认为两办《意见》中的许多提法都是针对地方党委和政府的,对企业的要求不明确。针对这种情况,下面我就企业尤其是中央企业和地方国有企业如何贯彻落实两办《意见》,加强档案工作和电子文件归档工作讲几点意见,供大家参考。

    一、要根据两办《意见》,进一步提高对企业档案工作重要性的认识

    对档案和档案工作的重要性,两办《意见》作了新的阐述:“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“基础性”这三个字表明,档案工作不是可有可无的,而是各项工作的基础。

    从实践来看,做好企业档案工作有着重要的意义。

    (一)企业档案是国家极其重要的档案资源

    企业是国家的经济基础,尤其是其中的国有企业是我国公有制经济的基础。而在国有企业中,中央管理企业更是我国国有企业中的航空母舰,是我国的经济命脉,是我国国民经济的中坚力量。企业在推进改革开放、维系国计民生、参与国际市场竞争、应对世界金融危机和支撑国家经济战略发展大局上,发挥着不可替代的决定性作用。企业在国民经济中的重要性,决定了企业档案在国家档案资源中的重要性。

    (二)企业档案是企业生存发展的核心资源和重要资产

    第一,企业档案是企业资产的证明,具有货币无以替代的价值。如,某企业在处理金融资产时,因缺少一张借条,使400万元债权无法收回;还有的企业由于业务人员跳槽带走业务合同,最终不得不付出巨额赔款;更有企业以知识产权档案最终胜诉国际纠纷的案例屡见不鲜。第二,企业档案作为企业的知识资产,作用于企业产品的研发、生产和销售,在提高效率、开拓市场、降低成本等方面可为企业创造可观的直接经济效益。第三,企业档案作为原始记录,在企业科研、生产、经营、管理中起着重要作用,是企业管理中不可缺少的信息和证据基础。第四,企业档案是企业发展的历史记忆,是企业历史延续的载体,是能够为企业带来良好社会效益的、极其宝贵的历史文化遗产。第五,企业档案用作外部证据,可为企业应对法律诉讼,降低诉讼损失。我们有多少企业因为保有档案而赢得了一场场旷日持久的诉讼,一次次避免了经济和名誉损失;也有不少企业因为缺少档案,在法庭上一败涂地,名誉扫地,后果严重的还演变为群体事件。

    (三)企业档案是高层管理者的护身符、履历本和编年史

    档案真实反映企业“三重一大”事项的决策过程,是界定决策正确与否和经营风险中领导责任的重要依据。在中央管理企业中,有以档案挽救领导命运的,档案是企业领导必不可少的“护身符”。档案还是记录历任企业领导人的履历本和编年史。企业活动会产生物质和知识两种成果,物质成果诸如产品、大楼、服务等,但它会因使用和时间延长而消逝,而档案却能够一直保存下去。它记录了企业高管的成绩、经验和教训,从某种意义上来说,既记录了企业的发展史,也记录了高层管理者的奋斗历程,是企业领导人的履历本、编年史。因此,各企业领导必须高度认识本企业档案工作的重要性和做好本企业档案工作的重要意义,要站在对历史、对国家、对人民、对企业、对职工和对自己本人负责的全新角度,认识档案工作的重要性,把做好档案工作作为企业改革发展的内生需求,作为企业领导人的重要职责。

    二、要根据两办《意见》,进一步健全本企业档案工作体制机制

    (一)加强档案机构建设

    企业要坚持统一领导、分级管理的档案工作原则,在总部设置档案工作归口管理的职能部门,名称可以多样,档案管理部、档案馆、档案中心等都可以。有一些企业设立了履行两种职能的档案馆或档案中心,这样非常好。不能把具有监督管理职能的档案部门设置在不具有监督管理职能的下级单位,实践证明这种倒挂的管理体制会严重影响档案工作监督管理职能的正常发挥。有的企业把档案工作作为后勤部门,甚至是层级较低的三级部门中的一项工作;有的不但没有专门的机构,甚至没有专职人员,一个人身兼数职。企业档案工作摊子这么大,既有总部机关又有下属单位,这样是很难履行好《档案法》赋予的监督管理职能的。同时,一个企业的档案工作应该只有一个归口部门,不能政出多门,档案规章制度应该统一。

    根据我们的观察,档案部门的设置在档案工作中起着决定性的作用,你设置什么样的部门,档案工作就会给你什么样的回报。如中国第一重型机械制造集团公司就在总部设立了与其他职能部门相平行的档案管理部,档案管理部与规划计划部、人力资源部等部门级别相同,直接由总裁分管,履行职能就比较得力,档案工作给企业带来了丰厚的回报。这一点,从今年中央管理企业报审文件归档范围和档案保管期限表的工作中也可见一斑。机构较健全、人员配备较好的企业,所编制的文件归档范围和档案保管期限表质量就明显高于没有专门档案机构、或人员较少的企业。 目前在有的企业中,名为档案部门,但实际只负责管理收发文和办公自动化系统形成的档案,业务档案仍由各业务部门管理,造成企业档案管理不统一,分类和编号混乱,档案安全存在隐患。这极不利于企业档案的规范化管理和企业档案工作的科学发展,需要引起企业的注意。

    (二)切实提高档案部门的履职能力

    首先,要赋予档案部门相应的法定职责。《档案法》对档案部门赋予了档案实体管理和业务监督指导两种职能,两种职能合二为一是为了使档案部门统筹管理企业的档案工作,保证档案的完整、系统。

    其次,要给档案部门相应的履职手段和条件。档案部门岗位设置和人员配备,要按照企业档案的数量和需要监督指导的所属单位、下属单位以及建设项目的数量相匹配。具体岗位设置和应配备人员的数量,可以参照政府档案局(馆)和同类企业的做法来进行。

    再次,要保证档案部门具有履行职责的权力,这些职权包括制定本企业档案工作规章、制度、标准和规范的权力,对本企业档案工作的监督检查、评价考核、项目档案验收和提出追究、处罚的权力,以及在履职过程中需要制发文件和向企业领导报告的权力。

    (三)推进档案馆建设

    我们鼓励并支持有条件的企业建立档案馆,进行专业化的管理,这也是打造“百年企业”的一个重要象征。这一点应该引起企业领导的高度重视。已建立档案馆的要赋予它相应的职责,进一步强化其履职能力,既赋予它业务指导、监督职责,又赋予它资源管理职责,建成两种职能兼具的档案工作归口管理部门。同时,还要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求,把档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心,甚至是本企业的信息中心和知识中心。

    对于档案资源丰富,专业化特色明显,职能明确,运行良好的中央企业档案馆,可在自愿的基础上,加挂中央档案馆专业分馆的牌子,纳入国家档案资源体系建设,履行国家专业档案馆的职能,代表国家管理该专业档案。凡加挂中央档案馆专业分馆牌子的中央企业档案馆,可延长档案进馆期限或暂缓进馆。下一步,我局将着手制定企业档案馆建设规范,加大对企业建设档案馆的指导和支持,使其成为我国经济、科技档案资源管理的重要阵地。各省、自治区、直辖市也可以参照这种做法推进区域内企业档案馆的建设。

    (四)开创档案室工作新局面

    目前,大多数企业本级及其下级单位的档案机构绝大部分还都是档案室。对企业档案室,也要根据不断变化的新情况,开创工作新局面。

    一要贯彻统一领导、分层负责的原则,将档案室设置成兼具档案资源管理职能和业务指导监督职能的档案工作机构。由于基层档案室大多既承担档案工作,又承担科技文件复制、分发等工作,配合科研生产一线的事务较多,工作任务较重,必须保证档案室的机构级别并赋予相应的职能。

    二要加强对所属单位档案室业务工作的指导。有下属单位的企业档案室要定期召开本企业系统档案工作会议,将国家和本企业系统的档案工作方针政策贯彻到位;要定期开展档案室工作人员经验交流和培训,让好的经验和方法在本企业系统得到推广、复制;要建立集团总部档案部门与所属单位档案室畅通的业务沟通渠道,使档案室工作遇到的难题及时得到解决。

    三要加强对档案室工作的监督和考核。企业总部档案部门要定期开展档案工作检查,检查结果要在本企业系统范围内通报;要督促检查不合格项的整改落实,对于在规定期限内拒不整改的档案室要向所在单位负责人反映。要建立本企业所属单位档案室工作考核制度,定期开展工作考核;要创新档案工作考核方式,改变过去档案考核走过场、做表面文章、挂一漏万的做法,进行扎实、深入、全面考核。要将档案工作考核结果纳入所属单位负责人绩效。国家档案局从今年开始,通过改革执法检查方式来加强对中央国家机关和中央管理企业总部档案工作的检查,将执法检查分为预检查和正式检查两个阶段进行,目的是使检查更深入、细致,真正起到监督和促进的作用。各级档案行政管理部门也要改革档案执法检查方式方法,加大执法检查的效力。

    四要创新档案室业务协作新模式,探索建立档案室业务工作共享模式。有条件的企业可借鉴财务共享中心的做法,对于下属单位在地理位置上比较集中、业务同质化程度高的,通过建立区域档案共享中心,实现档案整理、保管、利用、数字化处理等业务的共享,为企业节省档案管理成本。有的企业已经这样做了,效果不错。

    (五)进一步完善各部门共同参与档案工作的机制

    企业档案产生和来源于企业的各个部门,所以档案工作与企业的每个部门都密切相关,档案工作不仅仅是档案部门的事,每一职能部门和业务部门都对做好文件管理和归档工作负有责任,各企业要充分利用企业管理创新、业务流程重组等时机,真正把档案工作纳入有关部门职责、纳入企业各业务岗位职责、纳入考核体系、纳入企业规章制度和业务工作流程。

    (六)规范并支持社会力量参与档案事务

    中介组织在档案管理事务中发挥着重要作用,尤其是对于档案数量多的国有企业。不少企业通过外包方式来解决本企业档案的整理、保管和数字化工作,这确实可以解决专业力量不足的困难,应该给以支持。但同时,各级档案行政管理部门和企业要对此加以规范,从中介机构的遴选、确定到外包事务的实施,再到事中事后的监管,都必须用制度加以规范,以维护档案安全。

    三、根据两办《意见》,全面加强档案资源体系建设

    (一)要加大档案资源收集整理力度

    首先,要做好档案工作“三纳入”“四同步”。即将企业档案工作规划纳入企业发展规划和计划;将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入企业各项工作计划;将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核;同时,要将档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。

    其次,要加强对重点工作、重大活动、重大项目、重点产品文件归档工作的监督指导。企业成立专项工作机构或协调机构时,应考虑吸收档案部门参与,确保建立档案与开展专项工作同步进行。在完善重大建设项目档案验收制度的基础上,推行科研项目档案验收制度,加强对科研项目档案的收集整理力度;各企业必须站在创新型国家、创新型企业建设的高度,把档案工作纳入科研项目程序,科研项目进行鉴定和验收时,必须同时对科研档案完整、准确、系统、有效、安全等情况进行鉴定和验收。建立国家重点产品档案工作协调机制,建立与军民融合、大协作模式相适应的军工产品档案管理机制,对具有战略意义、协作单位多的国家重点产品档案应在国家层面予以协调、监督和指导,保证其归档完整、准确。

    再次,要加大对档案违法违纪行为的查处力度。很多单位存在着一方面是文件归档不全、拒绝归档或将文件据为己有的情况屡屡发生,另一方面却是档案违法违纪案件为零的怪现象。各企业要加强对档案违法违纪行为的查处力度,定期开展档案违法违纪检查。凡是应归档的文件,包括应归档的电子文件及照片、录音、录像等,任何部门和个人据为己有或拒绝归档,均应予以处分。对损毁、丢失档案的,除了要依法查处外,还应督促档案形成单位和部门积极予以补救。

    (二)要完善归档制度

    要做好10号令的贯彻落实。各企业要建立健全文件归档制度,按规定及时制定或修订本企业各类文件的归档范围和档案保管期限表,做到应归尽归、应收尽收。目前第一批中石油等6家央企文件归档范围和档案保管期限表已通过我局审核,批复实施了,请其它央企抓紧编制,及时报我局审核。各级档案行政管理部门和有下属单位的企业也要抓紧10号令的贯彻实施。

    (三)要科学整合档案资源

    各企业要加强档案资源的集中统一管理。不论从降低经营管理成本角度,还是从档案实体安全角度,抑或是从大数据利用需要出发,档案资源都应该集中管理。当前,不少企业引进国外先进的管理理念,对财务会计、人力资源等业务流程高度同质化的管理工作实行共享,在全系统建立若干个业务共享中心,以加强管控和降低管理成本。档案工作也是一项业务流程高度同质化的工作,最适合共享,降低成本效果明显。大数据的一个重要理念就是数据之间的关联性产生价值。档案作为一种数据信息,如果它处于分散状态,其潜在价值就无法发挥。

    各企业在这个方面也要大胆创新,创新整合档案资源,实现档案资源集中管理的新模式。中国人寿保险公司大胆创新,建立档案共享中心的做法非常值得学习。他们将在全国建立若干个区域性档案存储中心,每个存储中心保管约3个省级分公司的业务档案,首家存储中心已于2014年在浙江金华市建成,建筑面积2万多平方米,其规模和水平不亚于省级综合档案馆。另2家存储中心也即将在年内建成。

    各企业也要充分利用大数据技术,科学地设计本企业各类档案之间的逻辑关系,为档案信息开发利用奠定基础。联通集团的做法值得借鉴。他们借助数字档案馆建设的契机,将分布在全国30多个省、自治区、直辖市的分公司档案全部集中于一个档案管理系统,为下一步实施大数据管理提供了便利,也为总部监控下属单位的档案工作提供了便利。

    各企业要尽快制定档案资源体系建设规划,分步骤地将仍处于分散管理的档案集中起来,特别是要将本属于一个法人单位但仍分散由各个业务部门管理的档案尽快集中统一由档案部门保管。

    各企业还要做好关闭破产企业档案的管理,它涉及原企业职工的切身利益,是企业履行社会责任的重要内容。要贯彻“谁的孩子谁抱走”的原则,企业关闭破产后其档案应由上一级企业妥善保管;对确实没有上级单位的可协商关闭破产企业所在地的综合档案馆进行托管,绝不能处于流失状态。为保证这一措施的落实,应将档案部门吸纳进企业关闭破产清算机构,档案处置所需经费也要纳入关闭破产清算经费。

    (四)把电子文件归档工作提上议事日程

    随着信息技术深入广泛的应用,电子商务如日中天,电子文件快速增长,但它的归档和长期保存成为现在企业档案工作面临的最大挑战和难题。当前大多数企业只将管理类电子文件归档,大量业务系统形成的电子文件则没有纳入归档范围并归档,仍保存在各业务信息系统,这种状况十分不利于档案的安全和利用,必须尽快改变。由于我国企业实施的大部分核心业务系统来自国外,系统软、硬件的核心技术都不具有自主知识产权,与西方国家相比,我国企业电子文件的长期保存风险更大,归档的紧迫性十分突出。加之不少企业已实现了电子文件的单轨运行,这些电子业务文件长期放在业务系统中,不归档保存,后果将不堪设想。今年,配合国家推进电子商务示范工程,提升我国信息消费需求,我局联合发展改革委、财政部、税务总局在人保财险公司、中国电信、中国联通3家企业中开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点,使企业的会计核算成本大幅度降低,为企业创造了可观的经济效益。各企业务必高度重视电子文件归档管理工作,将此提上议事日程。

    一是要加大对电子文件归档工作的协调。由于电子文件归档是一件牵涉面广的工作,涉及业务流程、信息技术、经费、人员等。国家层面已成立电子文件部际联席会议办公室,各企业也要加强领导,必要时也可成立相应的协调机构。

    二是要将电子文件纳入归档范围。各企业要以10号令的实施为契机,对信息化之后的业务流程进行分析,对信息化之后所形成电子文件的来源、类别和成分进行系统梳理,依据有关规定,充分鉴别其现实作用和历史价值,统筹考虑纸质载体和电子载体的管理成本,将其纳入归档范围并合理确定其保管期限。

    三是要将电子文件归档纳入信息系统建设工作。要让档案部门参与信息系统的需求分析、设计、实施等工作,提前规划好电子文件的元数据项及其捕获节点和电子文件归档过程、归档存储格式等事项。在信息系统建设过程中,信息技术部门要充分听取档案部门需求,研究确定信息系统所形成电子文件的归档范围、归档方式、归档周期等,确保电子文件可归档。要统筹协调好传统载体文件和电子文件的关系,进一步优化企业各项业务流程,既确保电子文件归档,又达到降低企业运营成本和增加经济效益的目的。

    四要尽快将已形成的电子文件归档。各企业要对企业现有信息系统进行一次梳理,对于电子文件目前还无法归档的信息系统,要尽快委托系统开发商或组织自有力量开发电子文件归档接口;已有接口能归档的信息系统,要尽快配备相应的人员和设备,分期分批完成电子文件的归档。

    五要加大对电子文件归档工作的检查与考核力度。不管是档案行政管理部门开展的档案执法检查,还是企业总部对下属单位的档案业务检查与考核,均应把电子文件归档作为重点内容。

    六要加大对电子文件归档和电子档案管理工作的研究和培训力度。充分发挥企业在科技创新方面的积极性和有利条件,尽快解决企业电子文件归档和电子档案管理的难题。要通过多种培训方式增强档案人员管理电子文件和电子档案的技能。

    四、要根据两办《意见》,进一步完善档案利用工作

    (一)要创新服务形式

    档案部门在做好档案查阅服务的同时,首先要改进利用方式,简化利用手续,最大限度地满足本企业研发、生产、经营、管理全方位的利用需求。

    其次要拓展服务渠道,变被动查阅为主动提供,主动开发档案资源,积极提供档案信息服务。档案开发利用不能仍然囿于史、志、大事记、基础数字汇集等传统的编研形式,而是要大胆创新,开辟档案开发利用的新形式,通过主动报送或推介档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进车间和科研生产一线等多种形式,全方位为本企业和社会提供档案信息服务。要防止档案服务与企业业务工作两张皮现象,各企业要创造条件让档案部门参与有关决策会议,阅读有关信息,为档案部门了解企业工作重点、知晓决策内容等提供便利;档案部门也要加强本企业对档案利用需求的分析与研究,建立档案部门服务企业领导决策、服务科研生产一线定向服务机制,采取一人盯一位或几位领导,一人盯一个或几个部门的方法,及时了解和掌握企业领导决策重点和科研生产一线对档案利用的需求,及时主动提供档案服务。要围绕企业中心工作开发档案,提高档案编研开发选题的针对性,做到企业经营管理重点是什么,就开发什么档案,同时把企业经营的难点作为档案部门开发的重点。

    (二)要强化服务功能

    在服务对象上,企业档案要既为本企业研发、生产、经营、管理服务,又为本企业职工解决个人问题服务,还要为与本企业相关的广大人民群众服务,特别是还要为党和国家中心工作服务。

    (三)要加大档案开发力度

    要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量的档案信息产品,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库、知识库”,更好地为企业管理层的决策、管理提供参考。建立档案信息知识库是对档案进行深度开发的有效方式;有条件的企业要加强研究,构建以档案信息为知识源的知识库,真正将“档案库”变为“知识库”。

    (四)要大力促进资源共享

    要统筹协调,充分利用已有的信息传输网络和平台,积极推进本企业所属单位档案信息资源共享,支持各企业把可公开的各类档案信息上传至本企业网络,建立检索利用中心或目录中心,开展远程利用,使档案利用突破时间和空间限制,最大限度地实现共享。要及时以数字化档案代替原件提供利用,通过档案数字化,为档案资源共享和档案信息深加工创造有利条件。要建立健全档案信息公开发布保密审查制度,严格档案信息公开保密审查,确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。

    要促进资源共享,加大档案开放鉴定力度,把应开放的档案尽可能开放。一些历史悠久、保存档案数量较多的企业,要制定档案开放鉴定计划和制度,定期开展档案鉴定和开放鉴定工作。特别要积极把涉及职工利益的各类档案、信息及时整理、鉴定出来,优先提供利用,更好地为维护本企业职工和人民群众合法权益提供支持。

    (五)要大力推进档案信息化建设

    档案信息化是提高档案工作水平的重要途径,特别对加强档案的利用具有重要的作用,是企业档案工作应对当前形势,破解工作难题的一把利器。档案工作如不走向信息化,将严重拖住企业发展的后腿。

    一是要做好档案信息化规划。各企业要把档案信息化和数字档案馆室建设纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,从人力、财力、物力上统筹安排,确保档案信息化与企业信息化协调发展。

    二是要科学实施档案管理信息系统。要运用科学的方法做好档案管理信息系统的需求设计、开发、安装、调试、切换等工作。实施过程中要充分兼顾当前需要和未来发展趋势,既要有利于提高档案管理效率,又要有利于档案信息长期保存和安全保密。加强档案管理信息系统运行维护工作,信息技术部门要加大对档案管理信息系统在硬件、操作系统和数据库系统的运维支持力度,建立适合档案管理信息系统特点的功能和数据运维机制,做好档案管理信息系统备份,保证档案管理信息系统安全、顺畅地运用。

    三要大力推进传统载体档案数字化。要把传统载体档案数字化工作作为档案信息化和数字档案馆(室)建设的重点内容纳入档案信息化规划和计划;加强对传统载体档案数字化的规划,按照一步规划、分步实施的原则,以需求为导向,规划好传统载体档案数字化工作,保证数字化工作所需的经费和人力物力;严格遵守数字化工作规定和标准规范,做到流程规范、存储格式统一、字段完整。采取严格措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。对涉密档案进行数字化更要严格遵守保密规定。

    四要以档案信息化带动企业管理创新。各企业要结合运用知识管理、大数据、云计算、物联网、内容管理等新理念、新方法和新技术,重塑企业流程,创新企业管理,在企业各岗位、各环节、各流程建立档案记录,把档案管理嵌入到企业人、财、物管理的方方面面,并把这些档案记录全部上传到一个平台上集中管理,全面共享,实现对企业的“业务全渗透、结果全记载、过程全监管、数据大服务”,从而成为企业管理的有力工具和有效手段,实现企业管理的现代化、信息化,同时也把档案工作全面从被动转为主动,实现档案管理的现代化。

    五、要根据两办《意见》,进一步强化企业档案安全保管和保密工作

    一是要加大安全保密执法检查力度。建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。我局今年联合全国人大、国务院法制办启动了新一轮对《档案法》的执法检查。此次检查改变以往的个别抽查为全面检查。2014年执法检查已接近尾声,明年还将继续,请有关企业做好准备。各级档案行政管理部门和中央管理企业档案部门要经常对所属企业的企业档案馆(室)进行安全检查,发现隐患及时督促整改。对发生档案安全事故的,要依法追究有关领导和责任人的责任。要建立健全并严格执行各项规章制度,经常开展档案安全保密自查,及时发现和排除隐患,堵塞漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。各企业也要建立档案安全检查和考核制度,定期开展检查考核工作,并将其纳入企业绩效考核体系。

    二要建立和完善档案安全应急管理制度。要建立档案安全应急处置协调机制和应急处置方案,对重要的下属单位也要求制订应急预案。要把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。要定期开展应急演练,确保应急机制关键时刻发挥作用。

    三要切实改善档案保管条件。要严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房,进一步提高档案库房的安全防灾标准,采用先进的安全保密技术、设备和材料,改善档案保管保密条件,确保档案安全保密。

    四要对重要档案实行异地、异质备份保管。各企业尤其是军工集团企业,要着手建立本集团的档案异地备份制度,实现所属企业重要档案的异地备份,对重要电子档案实行异地、异质备份保管,确保党和国家重要档案绝对安全。

    五要保障档案信息安全。要建立标准,采取措施,确保电子档案长期保存和利用。要严格执行档案安全保密管理制度,对上网文件、档案进行严格审查,严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求,严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证,确保长期可用。

    六、要根据两办《意见》,进一步加大档案工作的支持保障力度

    一要加强领导。凡各项工作,领导重视、认识到位,困难基本就能迎刃而解。各企业要指定一名负责人、高管分管档案工作,切实把档案工作纳入本企业发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查的内容,保证档案管理制度在本企业上上下下得到落实;各企业的“十三五”规划制定工作很快就要启动,务必把档案工作纳入本企业下一个“五年”规划,并制定本企业的档案工作“五年”规划;要将档案工作纳入总经理办公会内容,公司领导要定期听取档案部门工作汇报,定期进行督促检查,真正研究并协调解决档案工作中的重大问题,切实担负起领导责任;要为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障,推动企业档案工作健康发展。

    二要完善档案事业投入机制。各企业要把档案管理所需的设施建设纳入基础设施建设项目,统筹规划,统一建设。要科学合理核定档案工作经费,将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入总部预算。

    三要加强档案人才队伍的建设。各级档案行政管理部门和各企业要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用规划,统筹安排,为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件,不断提高档案干部队伍素质;为档案部门配备坚强有力的领导班子;要解决档案人员兼职的问题,档案管理岗位务必单独设置,使档案人员有精力履行档案工作职责;关心档案干部成长,切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧,保持档案干部队伍稳定。

    同志们,企业一直处在我国经济、科技发展和改革开放的最前沿,为我国的改革开放事业和经济腾飞作出了重要贡献。我们有一些企业的档案部门,在企业领导的关心下,敢闯敢干,勇于创新,工作做得非常出色,给全国的档案工作创造了学习榜样和可资借助的经验,是我国档案工作创新和发展的直接动力与源泉,我们工作中的许多好做法、好经验都来自于企业。

    两办《意见》为企业档案工作未来的发展指明了方向,规划了蓝图,我们要站在对国家、对人民、对企业和对历史负责的高度,抓住当前难得的发展机遇,深化改革、大胆创新、锐意进取,落实两办《意见》要求,把美好蓝图变成现实,实现企业档案事业协调、健康、持续发展,为国有企业的改革、发展和国家经济腾飞提供有力支撑。

 
 
责任编辑:张雪
 
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