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走出纷繁芜杂的电邮丛林

作者:杨太阳 编译

来源:中国档案报

2014-11-25 星期二

    邮件作为工作沟通的一种重要方式,占据了办公生成文件的主体。实际上,很多办公邮件都属于业务材料,但现状是由于对电邮的价值认知不足或归档不规范,造成了许多不必要的损失。作为英国国家档案馆的信息管理官员,我认为自己有必要以身作则,因此,一直以来我都努力第一时间对自己经手的邮件进行价值判定,对其删除或存储到机构的办公系统之中。尽管如此,面对收件箱内充斥的越来越多繁杂邮件的一片混乱,我有时也会感到纠结并无所适从,就像在电邮丛林中迷失了方向。我们作为信息管理者,如何能帮助大家在电邮丛林中找到出路?这不是一个简单的问题,但我想可以运用以下几种措施对办公电邮的管理作出改观。

    明确电子邮件的价值,区别对待。通常来讲,用户往往很难判定哪些邮件是有价值的,有时他们甚至不理解,电子邮件也是重要的业务材料。所以,信息管理者首先要确保所在机构的员工了解办公邮件的重要性以及哪类电邮该归档、保存在哪里等问题。电子邮件也是一种档案载体形式,保存那些有价值的办公电邮是出于商业、法律和历史的目的。在工作人员一入职时就应该接受这方面的培训,并在日后定期交流经验。

    需要注意的是,不要将电子邮件简简单单地“堆积”在系统中,这将引发其他问题。越早对它们进行价值鉴定越好,哪些是具有现行价值的,哪些是可以销毁的。当电邮数量尚少时做这项工作是比较容易的,试想一下,当电子邮件的数量累积到海量时,再做到分类鉴定难度会有多大?

    简化用户为重要电邮归档的程序。让用户自行取舍哪些邮件重要,然后将它们从自己的电子邮件系统转入机构的信息管理系统是很难的。最理想情况是,在用户发送或接收电子邮件之际,归档工作同步进行。很多用户往往不会这样做,尤其是当办公邮件转入机构系统的过程很费时费力时,那么这样做的人则更少了。另外,我相信我们之中没有多少人会专门安排时间来清理自己的邮箱,即使正在这样做,通常也会被一些会议或其他更迫切的事情打断。

    一些信息管理系统设计比较合理,会与用户个人的电子邮件系统相通,用户在收件箱页面就能随手将电邮拖进企业的信息管理系统。实际上,简化用户在接收或发送邮件的同时就能分类和分组的方法也不少。我曾推荐过联合国粮食及农业组织在管理电子邮件方面的做法,他们鼓励用户将每封电邮贴上标签,分别为“个人/无意义”“草稿/临时性”“粮农组织档案”。如果用户一封邮件选择了两个标签,那么他们则要再加上一个恰当的“团队标签”,并将邮件副本置入文件系统库保存。

    为电子邮件的最后处置用户减负。你有没有想过通过一种方法,可以让电子邮件的最终处置用户不再对每封经手的邮件做取舍的决定,而是通过某种特定的自动捕获功能来实现电子邮件的归档和删除。比如,美国国家档案馆高层管理人员的电子邮件账户会被完整地保存下来。但这种方法也不是没有它的问题,在保存重要业务邮件的同时大量敏感或琐碎无关的信息也被捕获,这样会增加信息管理的风险。

    减少使用电子邮件的频率,鼓励增加面对面的交流。电子邮件虽是一种主要的沟通工具,但它却不是唯一的途径。我们可以通过其他形式的沟通来降低使用电子邮件的频率。最简单的改变就是当面跟同事交流工作,而不是给他们发送电子邮件。同时还可以通过开发协作、案例管理或其他类似的系统与同事一起工作,其间生成的文件可以通过系统直接归档管理,而无需再发送电子邮件。联合国粮食及农业组织的另一个举措也效果不错,他们制作分发每日电邮摘要,避免了将同一内容电子邮件发给多个同事而造成重复归档的情况。

    原载于《中国档案报》2014年11月24日 总第2689期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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