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“任何人都有在这里查阅的权利”

——一次在英国国家档案馆查档的自由体验

作者:方新德 文/供图

来源:中国档案报

2014-11-25 星期二

阅览室为视力不佳的用户准备了大字键盘

阅览室内提供固定相机的架子,鼓励用户自行拍摄复制档案资料。

    在英国国家档案馆官网上有一句话:“任何人都有在这里查阅的权利。”按照这样的理念,英国国家档案馆馆藏档案的开放程度很高,对用户查档实行“平等而多样化”的原则。人们无论身处何地都可以对其网站上的目录和数字化档案进行检索。对于亲自到馆的用户,这里的设施和查档规定也很人性化。阅览大厅宽畅明亮,专门为年长者和视力不佳的人准备了大字键盘,馆内餐饮、商店等服务设施齐全。在用户登记、档案检索和调取归还等方面的做法上也很有特色。

    在英国国家档案馆需要凭证进入阅览室。不管你来自世界何处,都不必经过事先预约或审查批准,就可直接到馆内的用户登记室免费办理阅览证。初次来馆的用户要通过馆内专门编制的程序,自行在电脑上输入自己的基本信息,还要通过文件保护方面的测试,方能完成登记手续。这种做法很有借鉴意义,故在此不吝笔墨详细介绍给大家。

    登记程序的第一个界面是关于如何获得和使用阅读证的介绍。要求用户选择英国和非英籍居民,填写头衔、姓名、永久住址、性别、年龄、联系方式、来馆原因、研究领域和时间等内容,还要求出示能够证明用户姓名和住址的证件。用户在阅读完保护文献的完整和物理状况等相关方面的注意条款和用户隐私政策后,进入档案文献保护知识测试界面,共21个页面,分为访问阅览室、触摸文件、触摸案卷、触摸书册、触摸地图和平面图、触摸羊皮纸、归还文件、复制文件等部分。

    测试形式是需机读完成的选择题。以“访问阅览室”部分为例,该页面上有4个图标,分别为“手和毛巾”“普通铅笔、橡皮头铅笔、橡皮”“手提电脑、耳机、手机、照相机、喇叭和闪光灯”“饮料罐、三明治、糖果”,分别点击后会出现下列内容:“请确保您的手在接触任何文件前是清洁和干燥的,禁止使用护手膏,因为这会留下油污;您只能使用不带橡皮头的软质石墨铅笔,在阅览室外有削笔器;照相机、录音设备、手提电脑和手机允许带入阅览室,但请确保它们为静音模式,任何闪光灯应被关闭;食品、饮料、糖果和口香糖,钢笔或记号笔、任何尖锐器具,以及动物(陪伴残疾人士的工作犬除外)不允许带进阅览室。”

    阅读完提示之后,就开始知识测试。如问题一为:在接触文件前,下列哪个选项是重要的?1.确保您的手是清洁和干燥的;2.总是用潮湿的布擦桌子;3.不使用护手霜,因为这会留下油污;4.为防污垢而戴上口罩。

    选择正确答案第一、三项后,方可继续往下做题。应该说,11道题的难度不大,但用户借此能掌握基础的文件保护常识,这相当于一次简短的档案科普和培训。在此之后,就可到服务台提交证明材料。按要求,姓名和住址要用两种不同文件来分别证明,如水电账单就可用来证明住址。然后现场拍照,档案馆根据登记信息会马上制作出阅览证,有效期为3年。

    登记结束后,刷卡进入2楼的主厅。这里有两个阅览室,一个用于咨询、研究和查阅缩微胶卷、公共出版物,另一个是用于阅读纸质文件。3楼还设有阅读大尺寸文件和地图的专门阅览室。

    在1楼设有免费存物处,配备了类似超市中的带锁存物箱。如需存放外套,则有特制的衣架。少量纸张和笔记本电脑、相机、手机等必要物品可以携带入内,但要放进一个免费提供的全透明塑料袋中。在纸质文件阅览室的进出口,会有专人检查用户携带的物品,要求对笔记本电脑开机检查。

    进入阅览室后,首先要做的是在电脑上输入阅览证号,预订当天的座位,如同飞机自助选位一样,用户可根据自己喜好挑选空位。如要连续若干天到馆,可在下午离馆时在电脑上保留该座位。在阅览室大厅中放有数十组呈类似蜂巢形的桌子,用阿拉伯数字编号,每桌有8个座位,每个座位用英文字母A到H编号,并配有独立的电源插座,互不干扰。

    随后进入检索和调卷阶段。在检索程序中按威妥玛拼音法输入,馆藏有关档案的信息就会以卷(册)为著录单位全部显示出来,然后提交所需卷宗的档号,回座位静候。在阅览室工作人员区与用户区之间,有一个由若干木格组成的架子,类似隔断。木格的一端无门,朝向工作区,一端朝向用户区,装有有机玻璃门,无锁。每个木格上标有与座位号对应的编号,如35E,表示这是35桌E座使用的。工作人员接到用户的电脑订单后,调出所需案卷,直接放到与用户座位对应的编号的木格中,由用户自行取出。不管用户订阅多少卷,一次只放入3卷。每卷调出库房时,都附有一张黄色小纸条,上面打印有座位号、档案号、开放状态、调出日期、最后归还期限、阅览证号、用户姓名等信息和条形码。用户使用完毕后,将纸贴放在卷册的封面上,自行放入对应木格内即可。不论是调出还是归还,其间没有任何交接手续。工作人员在收到归还案卷后,才会放入新的3卷入内。假如用户当天没有使用完,就自行将档案存放到木格内,案卷不回库房,第二天再取出便是。

    英国国家档案馆鼓励使用数码相机拍摄档案。在阅览室大厅中,除了上述蜂巢式桌子外,还有若干排传统的长条桌,上面安装了专门的支架,供用户拍摄档案时使用。为了保护文件,要求在拍摄较厚的卷册时,在其下方垫上梯形的泡沫塑料块,避免将卷册呈180度打开,防止对文件的装订造成损伤。

    英国国家档案馆还设有在行政管理上不受其管辖的“独立投诉审查人”(ICR)。它的角色相当于档案馆和用户之间的“诚实中间人”。如用户对档案馆的服务不满,可先向档案馆投诉,如得不到满意的答复,可再向ICR提出投诉。ICR将对此展开调查,并必须给予投诉者一个明确的答复。由此可见,英国国家档案馆对用户的重视程度。

    原载于《中国档案报》2014年11月24日 总第2689期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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