新闻中心 > 要闻

征文二等奖:“3个火枪手”的档案手记

作者:储 懿

来源:中国档案报

2014-11-18 星期二

    “我们自己做个档案管理系统!”去兄弟院信息档案中心深入考察调研后,领导们达成了一致意见,“这个项目由你们3个来完成”。

    不就是做个系统吗,早已习惯“工作虐我千百遍,我待工作如初恋”的3个程序员为了完成领导交办的“自主研发档案管理系统和数字档案馆”的伟大使命,开始了与档案为期3年的相识、相知、相恋、相爱、相守的旅程。

    相 识

    档案是位神秘的美女,对我们程序员尤其如是。初进档案库房,推开厚重的库房大门,一排排高耸的铁架子如山峦般竖立在我们面前,从上而下傲然俯视着我们,似乎不太欢迎我们的“骚扰”。架子中间是一条幽深的小径,一眼望去,架子后面依然是架子,纵身一跨,身材稍胖的刘同学差点被卡在两个架子中间。架子上是清一色的抽屉,每个抽屉上都用卡片做了标签,一个个黄色的档案袋安然躺在抽屉里。随手拿起一个档案袋,上面赫然写着“华东电力系统四五规划”,心里默算了一下,手上肌肉不觉一紧,又小心翼翼把袋子放归原处,生怕在我手上有所损伤。设计院建院已有60多年,年限最久的档案想来也和我爷爷一辈的年龄相去不远。外白渡桥靠着百年前的图纸来修缮,这里陈列的图纸或许也会在某一天重见天日。

    参观了库房再走进电子扫描室。扫描员正热火朝天地将一卷卷纸质图纸拆卷、展图、扫描、折图,整个工序如行云流水。我们院正处在纸质档案向电子档案的过渡期,而电子扫描室正是将纸质档案扫描生成电子档案的地方。我们将来要做的工作中有一个环节就是开发一套“搬运工”软件,根据文件命名规则将不同类别的档案自动存入归属的档案库来实现电子图纸自动挂接。

    之后,我们又参观了整编、借阅等工作场所。

    相 知

    参观完有关档案工作的各个科室后, 我们3个“门外汉”对档案工作也有了一个大致了解。我们对开发任务进行了分工,但还需要进一步了解对方,于是分别对这位“档案美女”展开了攻势。

    我负责电子扫描文件“搬运工”软件的开发。在开发过程中,了解和熟悉每类档案的命名规则和标准是必不可少的。常言道:“读书破万卷,下笔如有神。”因为需要编写档案文件命名规则的检查方法,我把院发布的几十页图纸命名标准翻了差不多20多遍,后来不用程序我也能快速地识别文件是否符合命名规则。“搬运工”软件交付使用后,遇到库存几十年的档案的命名规范与现行标准不符的状况,我拿出当年追女生的智慧和勇气,一遍一遍地修改程序,使程序能“海纳百川”。

    刘同学是技术架构和攻克难题的高手,这位IT男调动了浑身上下的每一个细胞,将各种新技术、新框架都应用在档案管理系统上:全文检索、在线浏览、手机客户端,各种技术难题到他手上都是小菜一碟,让我们不得不怀疑他至今还未找女朋友是不是因为已经拜倒在“档案女神”的石榴裙下。

    胡同学是档案模块开发的一个好手,这位理工科硕士研究生对待繁琐的图资采购流程一丝不苟,每次面对用户提出的新需求,他都是极耐心地回答:“好的,好的,我看一下。”大道至简,这期间付出了的汗水与努力,个中滋味恐怕只有他自己品尝。

    相 恋

    随着对档案了解的深入,“档案女神”在我们心中播下的爱的种子已悄然萌发,档案系统开发工作进展得如火如荼。正是“一腔豪气贯日月,疑是长虹化雄鹰”,随着技术难题被逐一攻克,新的应用不断投入使用,数据不断增长,档案管理系统有了一个从量变到质变的飞跃。在档案工作者的共同努力下,电子扫描效率由每天800张提升至每天1500—1800张;电子文件挂接数量从20万个提高到155万余个;电子文件归档率大幅提高,设计人员很少再去借阅实物档案资料,在网上就可以找到他们想要的资料,“死档案”变成了“活资源”,档案焕发出了新的生命。

    相 爱

    斗转星移,白驹过隙,档案这朵爱情之花早已在我们心中悄然绽放。不改当年“欲上青天揽明月”的雄心壮志,却多了一份细致与稳重。我们开始更广泛地与档案工作者进行协作,梳理工作流程,使档案数据更好地为用户服务;我们开始更多地与用户沟通,关注用户体验,利用设计人员丰富知识参与档案数据的完善和整编,让使用者通过数字档案馆分享知识;我们开始更多地去思考和研究,哪些数据是用户常用且可以提取为企业知识精华。以提高档案的利用价值为中心,我们迎来了智能化、数字化档案新时代。

    相 守

    相看十日仍不倦,守得一春又三秋。我们是档案守护者,如果非要用一句话来形容我们的相守,那就是“蜀道难,难于上青天”,从最初在摸爬滚打中虚心接受意见,到习惯了静心思考,“3个火枪手”也变得越来越自信、成熟,档案信息化的成果不仅改变了档案管理本身,更为工程设计人员的档案利用带来了根本性的转变。洒下的滴滴汗水化作我们人生乐曲中一个个美妙音符,我们与全体档案工作者一起为共同的事业拼搏,使我们的青春能够绽放流光溢彩!

    我们与档案渐行渐近,“3个火枪手”的档案故事还将继续……

    原载于《中国档案报》2014年11月17日 总第2686期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
版权所有,未经许可,不得转载。