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APEC的文件档案如何管?怎么用?

作者:黄霄羽 于海娟

来源:中国档案报

2014-11-17 星期一

   

    2014年11月5日-11日,举世瞩目的2014年亚太经合组织(APEC)会议在北京怀柔雁栖湖召开,此次会议的主题是“共建面向未来的亚太伙伴关系”。APEC峰会每年举行一次,其中包括领导人非正式会议、部长级会议、高官会议等,会议期间必然产生大量的文件记录,这些文件记录无疑会成为保留APEC记忆的珍贵档案。本报特邀中国人民大学信息资源管理学院的师生团队通过查阅相关网页和邮件访谈的形式,从专业角度解读APEC文件档案的管理过程和开放利用的方式。

    APEC是亚太经济合作组织的英文缩写,成立于1989年。APEC成立之初只是一个区域性的经济论坛和磋商机构,经过25年的发展,逐渐演变为亚太地区最具影响的经济合作官方论坛,也是亚太地区最高级别的政府间经济合作机制。它在推动区域贸易投资自由化,加强成员间经济技术合作等方面发挥了不可替代的作用。

    APEC文件档案的管理过程

    主管和保管机构。APEC秘书处负责所有文件档案的统筹与管理工作。秘书处设在新加坡,是APEC的核心支持机构,为其提供协调、技术和咨询支持,同时还担负着信息管理、通讯和对外宣传等职责。此外,秘书处作为中央项目管理的执行者,协助APEC各成员和APEC论坛监督250多个APEC资助项目的运作情况。

    具体保管APEC文件档案的机构是秘书处文库(Secretariat Library)。秘书处文库收集APEC文件和出版物,保证信息的有效存储、检索和利用。秘书处文库的工作主要依赖于历次会议的主办单位,会议主办单位必须确保将其会议文件提交给秘书处,使秘书处文库保存的文件档案与各成员办公室、出版部门的文件档案保持一致。

    文件档案创建及管理要求。为确保会议文件的准确性和完整性,APEC秘书处文库采用一套统一的系统方法来创建文件档案。APEC包括21个经济体成员,每年由不同的成员国轮流主办峰会。大量的文件在会议期间集中而快速地产生,为实现会议文件的高效收集和管理,秘书处采用标准的鉴定形式和会议文件格式,秘书处网站上公布了相关标准的详细内容。秘书处要求主办单位在会议召开之前了解并熟悉会议文件的创建标准,并按照标准来提交最终的会议文件。会议主办方须向秘书处负责,以确保会议的文件形成符合相关标准,便于收集和保存。

    秘书处对会议文件档案提出的管理要求涉及文件完整性、文件分类表、文件编号和文件提交4方面。

    首先,文件的完整性。秘书处规定一套完整的文件必须包括6部分:会议文件(包括纸质和电子)、封面、文件分类表、总结结论或部长联合声明、文献再现请求表格(DRRF)、参会报名表。

    其次,文件分类表。秘书处规定文件分类表也要作为会议文件提交给秘书处,它可以作为检查文件完整性的一个清单,利用文件分类表可很快地检索、分类文件。关于文件分类表的规定为:文件分类表的编号为“000”;与会者列表不需要编号,如果已编号,应把它放在整套文件的最后;提供给秘书处资料中心或会议主办单位进行再生成的所有文件必须有编号,包括非正式或非纸质的文件;APEC各论坛所有的最终文件都将被公开。此外,其他文件包括文件草案、会员及非会员参与起草的相关文件、其他机构的受限文件、业务运行信息、人才和内部财务记录等,在APEC秘书处得到始发论坛的同意后,方可提供给外部使用。一旦文件被列为限制使用,必须要明确说明限制的原因,以及解除限制的日期或审查限制的日期;文件分类表应在会议结束时完成;如有必要,文件分类表可在下一年度的会议上进行审查,方便解除限制。

    再次,文件编号。会议文件的编号是一个APEC会议文件的标识符,主要用于方便文件查找以及确定文件所在文库的对应架号。秘书处对文件编号的相关规定包括:主办单位要从APEC秘书处获取会议代码;纸质文件的标号格式为,年/会议/文件编号,如2014/AMM/A012;电子文件的命名规则为,年_会议_文件编号_标题,如14_ec1_001_Draft Annotated Agenda,每个编号都是字母和数字的组合。每个文档编号以YYYY的年份格式作为开头,字母用于标识APEC分类,而数字用于指示排列顺序。文件编号中常用的后缀有“rev”代表“修订”,“add”代表“附录”,“att”代表“附件”,“anx”代表“补充”,“cor”表示“勘误”。

    第四,文件提交。秘书处规定,在会议结束之前,会议主办单位应将一套完整的纸质文件和电子副本交给APEC秘书处项目处长。秘书处开发了会议主办单位文件档案指南,确保APEC会议文件都能按照标准得到处置和捕获,便于传播和存档,这些指导原则都公布在APEC秘书处的网站上。资料中心负责所有正式会议文件的复制和分发。秘书处鼓励所有会议主办单位成员通过电子邮件或APEC信息管理门户网站(AIMP)进行文件的传播与利用。具体来说,APEC会议文件提交主要应遵循以下要求:所有文件必须提交电子版本;为满足决策需要,所有文件要在会议前10天提交到有关部门,并分发给所有成员,以使文件在会议开始前得到有效的审查。

    文件档案管理的特殊要求。上述管理要求为针对会议主办单位的一般准则,此外还有适用于其他论坛提交会议文件的特殊要求。其中包括:高官会议的所有文件须直接提交给资料中心,并抄送高官主席办公室,所有文件必须附有一份一页纸的摘要,概述高官会议的决策和要求;部长级会议文件须提交给APEC秘书处的相关处长,并抄送给主持会议的部长;其他论坛会议的文件应直接提交给支持论坛的秘书处处长。支持论坛的处长将会与论坛的成员进行沟通和直接指导,具体说明提交文件的格式;与会者名单通常应包含每个代表团参与者的姓名、职务、组织或部门、地址、传真和电话号码以及电子邮件地址列表。列表的排序是按照APEC成员、秘书处、工商咨询理事会、正式观察员和嘉宾。在拟定参会者名单的过程中,主办方可从APEC联络点获取初始的登记信息,然后在与会者到达之前制定好参会者名单,检查无误后,方可印刷、分发。

    APEC文件档案的开放利用原则

    APEC文件档案大多都是可以公开的,这一原则出自第三届APEC高官会议作出的决议:“APEC论坛所有最终文件都将被公开,此外,其他文件可以经过始发论坛的同意并经书面通知秘书处后便可向公众开放……最终文件包括声明、简要记录、联合声明和所有APEC论坛会议的相关附件,包括部长的会议、高级官员委员会、工作组和其他论坛……会议结束30天后,所有已形成的最终文件都将被视为开放的,除非APEC秘书处在此之前收到限制文件对外开放的书面请求。”

    开放利用方式。每年APEC会议结束后,文件档案经过秘书处接收和检查后会被发布在APEC会议文档数据库内。用户通过该数据库就可访问APEC会议文件档案,除少数受限外,绝大部分都可在数据库中查询并原文下载。该数据库目前包括2004年以来的全部会议文件,以及1989年至2003年会议的部分文件。

    利用权限。APEC会议文件中一小部分限制开放,只有APEC官员和正式观察员才能获取。受限文件也会收录在APEC会议文档数据库中,但只有使用特殊的用户ID和密码才能访问。拥有APEC信息管理门户网站访问权限的政府官员,可使用相同的用户名和密码访问APEC会议文档数据库。如果不是APEC信息管理门户网站成员的政府官员,在访问APEC会议文档数据库之前,需联系相应APEC成员联络点寻求帮助,获得用户ID和密码后方可访问。

    数据库访问。在APEC会议文档数据库中,文件类型有议程、文档列表、领导人宣言、部长声明、与会者列表、文献、汇总记录,一般以微软Word格式发布,也有PDF格式发布的。文档数据库还设有精选部分,便于用户检索频繁使用的文件。

    数据库提供两种检索方式,全文检索和目录检索。全文检索允许通过文件全文中任意的一个字、词或短语来检索;目录检索允许通过指定条件如标题、文件类型、会议日期等进行检索。

    数据库的检索模式分为简单检索和高级检索。在简单检索模式下,检索被设定为一个或一个以上的几个关键数据字段,如:亚太经合集团、日期范围、文件名称。在高级检索模式下,检索是通过构造一个或一个以上的全方位目录数据字段的输入标准来完成的。数据字段包括:亚太经合集团、日期范围、文件名称、文件类型、经济体、亚太经合组织实体、会议名称、会议场地、会议地点(市)、文件数量等。为了尽可能方便用户查询,还有更为方便快捷的数据库检索方式,如在浏览部分中,用户只需点击超链接就可快速检索和查看数据库中的“最频繁查询文件”,还可在搜索栏内键入日期范围、文档标题等进行快速检索。另外,数据库还设有用户使用数据库的指南,帮助用户识别经济体名、APEC实体名称、组织名称和文件类型等。

    无论是浏览还是搜索界面,数据库搜索的结果总以同一标准显示。通过检索最多显示600个文件,如有超过600个结果命中,在显示前600个结果的同时会提示:“您的搜索结果超过600个文件,请缩小搜索范围。”用户可根据实际需要对结果列表进行升序或降序排序,排序标准包括文件、编号、标题和日期等。

    APEC英文官网上刊登的在北京举办2014年中国APEC峰会的消息

    原载于《中国档案报》2014年11月13日 总第2684期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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