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志不求其易 事不避其难

——记中国移动内蒙古公司档案管理员孙立红

作者:李秀萍

来源:《中国档案报》

2014-10-23 星期四

    孙立红,档案专业副研究馆员。1999年,邮电分离,她被分到中国移动通信集团内蒙古有限公司(简称“中国移动内蒙古公司”)从事档案管理工作。

    孙立红从事档案工作后,渐渐对档案工作产生了一种特殊感情,不仅把档案工作当作工作职责,更当作一份事业,干一行、爱一行、专一行,她把别人认为枯燥乏味的档案工作干得有滋有味,也把人生最美好的青春岁月奉献给了兰台世界。

    自中国移动内蒙古公司独立运营后,档案工作从头开始。对于一个新公司,在档案工作上建章立制成了首要任务。为使各项档案管理制度适应公司的生产经营和管理,孙立红主动与各部门沟通,先后制定了各门类档案管理办法和工作制度10多项,健全了档案管理网络,理顺了监督指导的关系,同时建立了考核机制。2010年,随着企业的发展,孙立红又将新产生的档案门类纳入档案资源管理体系之中,使公司的档案由成立之初的5大类发展成了9大类,并实现了档案的集中管理。

    孙立红发挥自己在管理、技能、经验等方面的优势,创造出了一整套档案管理办法。遵照国家行业标准《归档文件整理规则》,她摸索出一种“文件查找索引”的检索工具,比文件归档目录更便捷,还形成了两种检索工具,实现了“简化整理,深化检索”的目的。

    2010年,中国移动集团公司决定接收公司所属存续企业的全部档案。各单位的档案管理水平参差不齐,有些单位甚至从未进行过规范化的档案管理,许多文件材料都被成捆地堆放在库房角落里。孙立红了解了实际情况后,带领档案人员对其进行专项清理,整理出了权证、实物、照片、声像等有价值的档案。此项工作历时近两年,共完成了13个单位25个机构1.4万卷档案的系统整理。

    公司成立初期,移动通信工程建设成为市场强有力的支撑。为加强工程档案的规范化管理,使其在今后的工程维护、改建、扩建中充分发挥作用,孙立红经常不顾舟车劳顿,顶着烈日、冒着严寒深入工程建设现场,特别是在线路传输和土建工程中,她实地了解情况,宣传档案的价值和作用,明确竣工档案资料的管理要求及验收步骤,确保档案资料的齐全完整。起初公司工程人员都不理解,孙立红就想方设法,用实例进行劝说和引导。经过不懈努力,孙立红终于得到了自治区各工程部门的认可,有的分公司特地邀请孙立红前去指导。最终,中国移动内蒙古公司的工程项目档案管理多次得到集团公司的高度评价。

    除了做好档案基础工作,孙立红还先后编写了公司《档案工作文件汇编》《档案工作实用手册》《档案业务规范》等编研材料。孙立红鼓励新人参加档案知识培训,她每年都在本公司举办全区档案培训班,把自己的经验分享给学员,起到了良好的引导效果。此外,孙立红一直紧跟信息技术发展的步伐,2010年,她制定和规范了各类档案的档号规则、字段名称、管理流程等,对电子数据的导入、匹配作了明确要求。在历时半年多的开发、测试后,2010年底,新版档案管理系统正式上线。至此,中国移动内蒙古公司成为自治区第一家实现行业内全区档案信息化管理的企业。

    2012年,审计署对公司进行了历时4个月的审计大检查,调阅了大量档案资料。为确保审计工作顺利进行,她每次都能在第一时间调取原始档案,节假日不休息,每天都要工作到晚上八九点钟。她在该次审计检查工作中为412人次提供1.27万卷(件)档案无一差错,得到了审计组的一致好评。

    经过多年的不断探索,孙立红连续3年获中国移动内蒙古公司管理创新成果奖,2011年获国家档案局优秀科技成果三等奖;2012年她所在公司获内蒙古自治区档案利用服务考核优秀单位,2013年获内蒙古自治区档案工作先进集体。

    原载于《中国档案报》2014年10月23日 总第2675期 第二版

 
 
责任编辑:段立琳
 
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