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美国国会通过《联邦档案责任法案》

作者:王 岚 编译

来源:《中国档案报》

2014-10-23 星期四

    编者按:目前,国家档案局正在紧锣密鼓地对我国《档案法》进行修订,现正处于关键时期,今年底将向国务院法制办报送。本期《国际档案界》特推介国家档案局政策法规司司长王岚编译的《美国国会通过〈联邦档案责任法案〉》一文,这对于我国《档案法》的修订工作具有有力的法律支撑作用。

    2014年9月17日,美国国会参、众两院通过H.R.5170号提案——2014年《联邦档案责任法案》。这是在信息技术发展的背景下,事关美国联邦机关档案管理转型的一项重要法案。该法案通过后将对目前美国法律中有关联邦档案的收集、存储和管理要求作出重大修订,为联邦机关档案管理建立新常规。如联邦雇员如果销毁档案将被停职和开除;电子档案将依法保存,总统、副总统也不例外;美国国家档案和文件管理局(NARA)的法规制定和监督职能得到进一步加强;联邦雇员使用非公务电子邮件的习惯将受到约束;电子邮件的形成和使用也将受到联邦机关检察官的监管;联邦机关必须确定一名部长助理以上的高级官员负责机关档案管理等。

    该法案的法条将对美国法典中的相关部分进行修订,增加行政、民事及刑事处罚条款中有关档案违法犯罪的内容。如对《美国法典》第五部分“政府组织和政府雇员”第七十五章“不良行为”,增加了一个“联邦档案”分章,其中明确销毁档案行为的处分。另外,还对《美国法典》第四十四部分“公共印刷与文件”中涉及档案管理的第二十二章“总统档案管理”、第二十九章“NARA与总务署档案管理”和第三十一章“联邦机关档案管理”中的多处条款进行了修正和补充。

    之所以能通过该项法案,是因为10多年来美国在信息技术环境下电子档案管理的理论、技术、方法、系统、设施、法规的发展。一方面是对信息技术的认识和适应技术的发展创新。如美国国家电子档案档案馆(ERA)项目从1998年由NARA投入启动资金进行研究,2005年与洛克希德·马丁公司签订建设合同,到2012年花费近10亿美元后基本建成并开始运行,2014年所有联邦机构都开始使用,极大推进了电子档案管理的发展,并直接影响到档案管理的立法和国家发展战略。另一方面,相关法规也随技术发展在逐步修正,如2011年4月27日,美国发布13571号总统令“一站式改善客户服务”,要求联邦政府改进政府服务方式。2011年9月20日,美国《开放政府国家行动计划》关于“政府档案管理现代化”一节中就明确提出:一个透明、负责任政府的基石,就是记载着联邦政府的决策和行动、健全有效的档案管理。2011年11月28日,奥巴马签署“联邦政府档案管理”总统备忘录,被称为是自杜鲁门总统第9784号令颁布65年以来,关于联邦机关档案管理最具有意义的改革措施。2012年8月24日,美国总统办公室以备忘录形式,向联邦各机关发布由管理预算办公室(OMB)和国家档案馆与档案管理局制定的《政府档案管理指令》,对电子档案、电子邮件档案替代纸质档案的最后期限、重新全面修订保管期限表的期限、机关高级官员负责档案管理的责任等,都作出明确规定。

    《联邦档案责任法》的通过,标志着档案、法制、创新、治理的整体互动推进。档案管理运用信息技术创新电子档案管理,推动立法的修正,甚至被提到治理的高度。如,“指令国家档案局局长,发布治理联邦机关保存电子信息档案的法规”。反过来又以法律形式推进档案管理现代化的发展和电子档案管理的新常规。

    当前,法治中国、依法治国已成为国家发展的方向,我国《档案法》的再次修改也处于进行时的重要时刻。在如何认识档案信息化建设和电子档案的形成和管理,如何让法律适应信息化、推动信息化发展等方面,美国的2014年《联邦档案责任法案》对我们有重要的启示,值得我们借鉴和思考。

 

美国《联邦档案责任法案》

    第一节 本法名为“联邦档案责任法”

    第二节 故意销毁联邦档案的撤职

    建立程序,对联邦机关检察官认定为有以下行为的政府雇员,视特定的程序要求,给予停职并调离处分:(1)故意且非法隐藏、转移、损坏、删除、伪造或销毁档案、账册,或该雇员保存的其他物品;(2)违反第三节对披露禁止的规定。

    第三节 非公务电子信息系统邮箱账户的使用

    禁止总统、副总统,办公厅工作人员及顾问,使用非公务电子信息系统邮箱账户,形成或发送总统或副总统的档案,除非他们:(1)拥有总统、副总统、办公厅工作人员及顾问的公务电子信息邮箱账户,是作为电子信息原始形成或传送的收件人,并且能在信息中确认所有收件人;(2)提交信息是专门用于总统办公厅归档存储。

    禁止联邦官员或雇员使用非公务电子信息系统邮箱账户形成和发送档案,除非该官员或雇员:(1)拥有官员或雇员的公务电子信息邮箱账户,是作为电子信息原始形成或传送的收件人,并且能在信息中确认所有收件人;(2)提交信息是专门用于机关归档存储。

    第四节 档案丢失或潜在丢失的报告

    对联邦机关负责人的要求:(1)无论何时,发生非法隐藏、转移、损坏、删除、伪造或销毁任何档案、账册,或由其监管的机关其他物品时,应告知国家档案局局长,并在机关网站上公示该档案的情况说明;(2)经由大法官提起动议,恢复这些被非法转移出机关的档案,如果该机关负责人不能在合理的时限恢复档案,要求国家档案局局长采取措施恢复该档案。

    第五节 机关高级官员负责档案的法规遵守

    要求每一机关负责人于2014年11月15日前,指定一名高级官员负责档案管理(并在今后每年11月15日前再次对其确认,或重新指定一名新的官员)。该官员应当确保机关遵守目前所有适用的档案管理法律、法规,以及由国家档案局制定发出的指南。授权机关负责人,如果确有必要的话,可再另外指定高级官员负责档案管理。

    第六节 电子信息及其他档案的保存

    指令国家档案局局长,发布治理联邦机关保存电子信息档案的法规。法规应包括:按照档案处置要求,规定以电子方式采集、管理和保存电子档案;电子档案必须能具备通过电子搜索方式检索查询要求;建立电子档案管理系统强制的最低功能需求,制定能够验证系统是否满足要求的程序;设定时间节点,确保联邦机关于本节生效后两年内达到法规遵从要求。

    要求:(1)该法规应当包括采集、管理和保存其他电子档案的要求;(2)国家档案局局长应当定期审查、必要时修正该项法规;(3)每个联邦机关负责人应就机关遵守该法规情况,向国家档案局局长报告;国家档案局局长应向国会专门委员会报告。

    第七节 总统档案

    指令国家档案局局长:(1)发布法规,规范每位总统在任期内经济、有效地建立、管理总统电子档案;(2)每年检验总统对电子档案管理的控制,是否达到本法要求,并应就这些验证情况向国会专门委员会报告;(3)每位总统在任期结束一年内,应就总统档案库中所保存的总统电子档案数量和格式,以及总统掌控的电子档案管理是否符合本法要求情况作出报告。

    第八节 电子通信的保留

    要求每个机关档案管理工作应当满足:(1)识别和自动保留电子信息邮箱账户,并应将其作为永久的联邦档案保存;(2)电子信息邮箱账户的电子采集、管理和保存,其电子档案应能通过电子搜索方式检索利用,并建有满足强制性最低功能要求的电子档案管理系统,能确保遵守工作要求。

    指令总审计长每两年向国会报告机关电子邮件档案管理情况。

    修改检察法,增加机关检察官审查有关保留机关工作及运行档案的立法及法规的责任与职责,并在其遵守规定要求情况的半年报告中提出建议。本节生效日期为2016年12月31日。

    原载于《中国档案报》2014年10月23日 总第2675期 第三版

 
 
责任编辑:段立琳
 
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