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做好企业档案工作 把握经营发展命脉

河南信达资产管理公司不良资产档案管理形成独特模式

作者:杨 慧 特约记者 杨宝章

来源:中国档案报

2014-10-20 星期一

开栏的话

    档案作为企业各项工作和企业发展的真实记录,是促进企业经营、维护企业及企业职工利益的重要依据,做好企业档案工作是企业的重要职责。近年来,国家档案局先后出台了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规和规章标准,为企业档案工作的开展提供了依据。各级各部门对档案工作的重视,也为企业档案工作的开展营造了良好环境。本报从今日起开设《企业直通车》栏目,介绍企业在生产经营和管理中有关档案工作的方法、经验和成果,以飨读者。

公司档案员正在指导业务人员进行归档工作 李晟明 摄

    资产管理公司主要业务是收购和经营不良资产,来自于银行的信贷档案或企业间应收账款形成的契约档案作为不良资产的载体,是资产管理公司经营发展的基础和命脉,因此,做好不良资产档案的管理利用对企业来说尤为重要。近年来,河南省信达资产管理公司在档案管理工作上,结合实际,积极探索,形成了自己的独特模式。

    建档是第一关,该公司采取根据档案来源建档的方法开展工作。对来自于银行的档案材料,根据移交银行的不同批次建档,同一批次的档案按债务人名称建档;对单户收购的企业资产,直接按债务人名称建档,同时为避免单户收购中对同一债务人的多次收购,建档时补充增加转让方的名称。此种建档方法,方便了资产的后续管理和分类处置利用。

    资产公司进行资产收购不是目的,重要的是对收购资产的管理和处置,其间形成的档案是资产管理公司经营发展的见证,因此,档案管理人员必须掌握各类业务知识,尤其要熟知业务开展各个环节中形成的档案,根据不同内容进行立卷,以保证准确鉴别档案价值,确保重要档案重点管理。该公司结合业务环节立卷,把好文件材料归档关,保证归档及时无误,突出关键,抓住重点,形成了科学立卷的原则。

    同时,该公司切实加强了权证保管。资产收购中经常有抵、质押移交的权证,这些证件在债务履行完毕需要归还债务人或到相关机关办理解押等手续,是特别重要的档案材料。该公司尤其重视权证档案的管理,对权证移交档案室的期限有特别规定,为保权证安全,实行权证另柜、双人保管措施,并明确了权证管理要注意的3个方面,即:权证抵押人名称不一定是债务人,必须做好权证的检索目录及与对应资产的互见索引;业务档案中要留存权证的复印件,并注明权证的存放位置;定期做好权证盘点,掌握权证出入库情况。

    由于接收银行及收购企业的不同,常见同一债务人名称出现不同批次或不同移交档案中,为方便业务人员的管理和利用,该公司注重做好共有债务人的互见索引,特别是对共有债务人形成的管理、处置档案信息进行了认真阅读,确保正确归入其对应资产的债务人案卷中。

    此外,资产管理或处置的需要,可能对不同债务人形成共有文件,如评估、法律机构选聘或打包处置形成的共同审核审批档案等,有时债务人过多,多套复制保管造成不必要的人力物力的浪费,这就要求档案人员要做好共有文件的管理工作。为此,该公司注重做好共有文件归档工作,根据文件的内容侧重点等确定档案的归属存放位置,同时在其他档案中注录存放位置的索引。

    原载于《中国档案报》2014年10月20日 总第2674期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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