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由一张咖啡小票引发的思考

——影响合理处置文件信息的四个因素

作者:罗伯·约翰森,杨太阳 编译

来源:《中国档案报》

2014-08-28 星期四

    跟往常一样,我在早晨上班的路上买咖啡,一般对话都是“外带吗?”“是的。”“需要额外加奶油和巧克力碎吗?”“是的。”“您有贵宾卡吗?”“有。”“需要小票吗?”“呃,好吧……”不由分说,店员已将小票塞进我的手里。我发现小票上的一行字“请妥善保存小票”。在放入钱包时,我看到另一张在酒吧消费的凭证上写着“此联发票由顾客留存”。这时,我的职业病开始作祟:“保存多久?为什么我需要这张小票作为记录?是法律规定的吗?这对我未来的传记作家书写我的人生有帮助吗?”

    如果钱包里塞满了各种各样的小票,对于普通人来说很不方便,所以应该定时对其整理分类。由此我联想到,大型机构和政府部门的工作人员每日面对的文件数量更多、内容更繁杂,如果不明确什么文件该保存,该保存多久,这的确是个大问题。

    诚然,人们不能把所有文件统统保存下来,更何况保存的成本很高,即使是存储数字格式的文件花费也不低。另外,根据《信息公开法》等规定,机构除了要保管档案文件,还要履行对其维护、展示、搜索等法律责任。

    相比“保管”一词,我更喜欢的是“合理处置”这一说法,处置含有清理之意。每个机构都希望自身的文件系统高效运转,清理掉冗余和不再有用的信息,这样做的好处在于能够节省经费、空间、电力等资源。所以我们为何不换个思路思考:机构可以合理处置哪些文件而不是该保存哪些文件。

    请注意,我说的是合理处置,合理非常关键。因此,千万不要因为听到某个家伙不负责任的言论,就冲动地将办公服务器全部格式化,这样做的后果是无法弥补的。合理处置文件信息需要考虑以下四个因素:

    1.信息是否对机构当前的业务具有实用或指导价值。在进行每月收支统计时,类似我在文章开头提到的咖啡小票这样的消费单据可以提示我把钱花在哪里、花了多少,一旦我审核完对账单,这些小票对我来说便不再具有实用价值。机构需要保存那些有助于未来制定政策或作出合理决策的文件信息,所以从这个角度思考什么样的文件信息是有用的,什么信息是可以取代的。

    2.信息是否对本机构业务工作具有法律价值。据我所知,英国法律并没有对保存咖啡消费类的凭证作出要求。但是一定要明确,英国法律关于某些特定文件信息的保存规定,所以弄清楚你所在行业存档方面的法律框架,对于合理处置文件信息很关键。

    3.信息对于业务工作是否具有经济价值。试想一下,如果我购买了一杯世界上最珍稀品种的昂贵咖啡,那么也许在某一天,购买咖啡的小票也会变得价值不凡。鉴于我早晨买的只是一杯寻常的卡布奇诺,所以小票并无任何经济价值可言。

    4.信息对于机构是否具有历史价值。假设一下,在买了这杯咖啡之后,我向女友求婚了或突发某个震惊世界的消息,出于个人感情原因,我也许会保存下与难忘事件有关的细枝末节的东西。如果购买咖啡只为提神醒脑,是工作日清晨的一个惯例,那么购物小票是完全可以扔掉的。针对机构产生的政府文件信息,英国国家档案馆作出了关于需要永久保存的历史文件的规定,并为所有保管公共文件的机构提供必要的帮助和支持。

    参考以上四个因素,我对钱包里的各类小票进行了“减负”。希望我的经验对你在合理处置文件信息时有所助益。

    另外,请牢记,如果你准备按照这四个原则对本机构所存的文件信息进行价值判定,请确保在文件生命周期的最初阶段就开始这项工作。如果拖到文件形成10年之后才开始做这项工作,不仅不会对哪些文件应该归档有更明确的认识,反而会影响判断的准确性。

杨太阳 编译

原载于《中国档案报》2014年8月28日 总第2653期 第三版

 
 
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