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照片档案资源建设应把握自身特点与规律

作者:赵丽红 李正香

来源:中国档案报

2014-07-28 星期一

  照片档案资源作为“档案资源体系”建设中的重要组成部分,越来越引起了档案部门的高度重视。有效提升照片档案资源建设的水平,要从提高思想认识、健全制度标准、优化工作流程、配备专业人员与设备等几个层面着手。要把握好照片档案自身的特点与规律,只有准确把握照片档案在形成、收集、整理、保管利用等环节的特殊性,才能确保照片档案资源建设取得实效。

控制端口前移,提升照片档案资源建设水平

  照片档案的收集工作有两个难点,一是不注重照片的拍摄,造成无照片可收集;二是拍摄人员或部门将照片作为个人作品或部门成果忽略移交归档,造成有照片收集不上来。这两个难点归根结底,是因为照片档案监管的前端控制不够完善。

  有效的前端介入需要合理的制度保障以及工作流程设计。档案作为全部工作成果的汇集,处在最后一个工作环节,有时会难免让档案工作处在被动等待的地位,影响了档案资源建设水平的提升。随着对照片档案形成规律认识的深入,档案工作通过合理有效的前端介入,能够改善照片档案归档不齐全、归档数量不足等资源建设困境。实际工作中,很多单位根据自身特点,采取了积极有效的措施,比如明确分工,落实职责,在考核中需要出具照片档案交接清册等做法,确保照片拍摄范围全面、拍摄数量有保障,并及时向档案部门进行移交,各单位可以相互借鉴这些控制措施,保障照片档案资源的建设水平。

细化收集环节,提升归档照片质量

  实际工作中,文字说明和照片质量对于照片档案资源建设构成了制约。文字说明不完备,鲜活的照片可能会成为没有价值的死信息;拍摄质量不高,会使得形象的历史记录黯然失色。

  细化要求、加强培训是解决问题的重要途径。在收集照片档案的环节,通过细化要求的形式,可以确保照片的拍摄质量及文字说明的准确完整。文字说明应该包含哪些要素、怎样编写等细节性内容,将这些要求明确下来,形成摄影人员的工作手册。有些照片经过修饰剪裁,破坏了照片的原始性,对将来的利用造成困难,这些情况时有发生,而通过具体要求和培训可以有效规避此类隐患。

整理环节“随办随归”,提升工作效率

  “随办随归”,即随形成随整理的方式是解决档案整理不及时等问题的有效手段。通过“随办随归”,将工作量分解在平时,而且由于整理及时,避免了少归、漏归等情况,优化了工作流程,提升了工作效率。很多单位面临着照片数量多,档案人员为兼职的问题,以“随办随归”代替原有的当年年底或第二年初集中归档的模式,不但归档及时、利用及时,而且归档的齐全完整程度也能够得到保障,有利于档案工作的良性循环。

保管利用环节,“安全”当头

  在照片档案的管理过程中,保管和利用环节非常重要。数码照片的存储与移动较纸质照片更加便利,但是对存储条件和管理水平有较高的要求。部分单位的档案室在工作中采用多种介质确保照片保管安全,如光盘、移动硬盘等,但是大部分单位没有条件实现异地备份。鉴于此,建立具有较高保管条件的同级综合档案馆,实现未进馆照片档案集中统一存储,是一条可行性途径。电子载体的照片档案在利用方面具有无可比拟的便捷属性,同时也容易出现利用的随意性。为确保照片档案资源安全,必须充分考虑照片自身特点,进行针对性的设计。

  原载于《中国档案报》2014年7月28日 总第2640期 第二版

 
 
责任编辑:窦尉
 
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