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优化手段 全程监督 严把建设项目档案工作质量关

——国家档案局对北京市区域内建设项目档案工作检查情况纪实

作者:本报记者 孙 昊

来源:中国档案报

2014-04-25 星期五

  西南热电中心草桥二期工程项目单位130多人的编制中设立了4名档案员,软硬件设施配备到位;市轨道交通建设管理有限公司实行项目档案管理与进度款绑定,并把项目档案工作的“履约能力”考核评价与招投标评分相结合;市南水北调办公室在参加园博园举办的全国科普日活动中,利用项目档案举办展览,首次揭开了南水北调工程的神秘面纱,参观者达18万人次……在近日国家档案局检查北京市区域内建设项目档案工作的总结会上,检查组对北京市项目档案工作的一些好经验、好做法给予充分肯定。

  前不久,国家档案局组织检查组对北京市区域内建设项目档案工作进行了检查。检查期间,检查组现场检查了郭公庄水厂项目、北京奔驰汽车有限公司奔驰MRA后驱车项目、西南热电中心草桥二期工程、永定河园博湖综合治理工程、地铁7号线工程(第三合同标段)5个项目的档案工作情况。

  据了解,近年来北京市各个领域的建设项目不断推进,市、区(县)档案局联合主管单位认真履行监管职责,督促检查项目责任单位、参建单位各司其职,全力做好建设项目档案工作。据市档案局有关负责人介绍,“十一五”期间全市共安排185项重点建设项目。“十二五”的前3年,每年安排新建、续建项目200余项。安排的重点主要在城市交通、民生保障、能源、资源等方面。

  通过听取汇报和对抽选的项目进行实地检查,检查组认为,近年来,北京市档案局在市委、市政府的领导和支持下,紧紧围绕“人文北京、科技北京、绿色北京”发展战略和北京奥运会、园博会等重点工作,不断加强对建设项目档案工作的领导,认真履行监督指导职责,采取有效措施,为推动全市建设项目档案工作发挥了积极作用,为北京经济建设和社会发展作出了应有贡献。

  检查组认为,现场检查中一些单位建设项目档案工作的做法值得借鉴。如市轨道交通建设管理有限公司将建设项目档案工作纳入合同管理,纳入工程进度款支付控制,纳入履约考核评价体系,有力推动了项目档案工作与项目建设同步开展。记者随检查组到地铁7号线03标段实地了解到,项目法人市轨道交通建设管理有限公司积极创新管理手段,有效保障了项目档案的同步管理。该公司注重利用合同管理手段,努力提高工程档案管理的法律约束力。在招标阶段,公司即着手研究工程档案的管理标准,并体现在正式合同中。合同文件中要求承包人建立工程档案管理专项费用,用于工程档案管理的开支需要,并建立专门台账。在中期工程费用支付申请中,承包人要提交档案目录及完成情况说明,经监理人、发包人检查验收合格,并办理相关手续后,发包人方可给予支付工程款。在工程评优中,承包人工程档案的管理水平要列入评选指标,并对评选结果实行一票否决。同时,合同中还对“竣工验收的条件”作出规定,明确工程竣工档案齐备完整是承包人申请竣工验收的必要条件。在工程项目竣工结算环节,若竣工档案未移交,不能进行竣工结算。对此,国家档案局检查组有关负责人表示,从项目档案管理控制的特点来讲,项目档案管理与进度款绑定的做法很值得推广。在一些周期较长的工程中,使档案与项目进度达到同步是工作中的难点,就目前来看,仅通过质保金等手段和措施强化项目档案工作显得“不解渴”,应在项目建设过程节点上尽可能往前“绑定”,和进度款、结算支付绑在一起,这样对促进项目档案的及时归档,实现同步归档非常有帮助。

  同时,市轨道交通建设管理有限公司实行的“合同履约评价制度”对提高各参建单位工程建设档案的质量也起到了积极作用。据了解,该公司对轨道交通各参建单位实施动态履约评价,并将评价结果应用于轨道交通招投标活动中去。合同履约评价以包含“工程档案管理指标”在内的6个方面作为评价指标。公司在招标资格预审文件中增设“项目履约能力”评分项,直接与履约评价结果挂钩。

  此外,市南水北调工程建设委员会办公室大力开展档案利用工作,开设了北京南水北调工程建设展室,举办了“首次揭开了南水北调工程的神秘面纱”的展览,编写了《南水北调北京工程前期工作纪实》等50余部书籍,为宣传北京市南水北调工程和南水北调档案工作发挥了重要作用;西南热电中心草桥二期工程(草桥燃气联合循环热电厂二期工程)加大档案工作投入,配备了满足档案管理需求的专职档案管理人员和软硬件设备,为建设项目档案工作有序开展提供了保障。

  市档案局有关负责人介绍,全市一直都在积极推进项目档案验收与移交工作,分级实施项目档案验收,严把质量关。据统计,2006年以来,全市共有6209项建设项目档案通过预验收。此外,全市将建设项目档案工作纳入地方法规,并结合实际制定了关于建设项目档案工作的政府规章、地方标准和一系列配套制度,单独或联合有关项目主管部门制发了30余个建设项目档案工作规范性文件。近年来,市委、市政府高度重视建设项目档案工作,将市、区县档案局列入北京奥运会、园博会、抗震救灾等重大建设项目临时指挥机构成员单位;将建设项目档案工作列入专项倒排工期折子任务,保证档案工作与建设项目同步进行;全市开展建设项目档案登记工作并进行通报;市档案局通过建设项目档案交底、培训和检查等多种方式,深入项目一线对各行业、各类型建设项目档案工作进行监督指导。

  此次国家档案局检查组在现场检查过程中,针对各项目档案综合管理情况、项目前期文件、监理文件、施工文件等逐一抽查,并有针对性地提出可行性的整改建议。总结会上,检查组还就如何利用首都优势推进项目档案工作、提高区县项目档案工作水平、进一步补充和完善制度规范、规范业务指导和检查等方面,对北京市项目档案工作提出了建议,并希望北京市利用首都优势积极推进项目档案工作步入全国前列。

  据悉,今年是国家档案局开展建设项目档案工作巡回检查的第七个年头,下一步计划将对其他省区域内建设项目档案工作进行检查。

  原载于《中国档案报》2014年4月25日 总第2600期 第一版

 
 
责任编辑:窦尉
 
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