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基层档案信息化要抓住关键点

作者:朱广中

来源:《中国档案报》

2014-04-21 星期一

    近年来,随着现代信息技术不断发展,档案信息化建设已势在必行。然而,一些县级及以下基层档案馆(室)却普遍面临意识不强、重视不够、资金短缺、人才匮乏的困境。有人认为,基层档案信息化建设的关键在于资金投入。笔者却认为,资金投入确实很关键,但最关键的,还在于档案工作者尤其是领导者的决心。当然,改变基层档案信息化工作现状,破解工作难题,不可能一蹴而就,必须立足现实,找准突破口,抓住关键点,稳扎稳打,逐步推进,并努力做好以下4个方面。

    宣传方面,要对各层面人员进行广泛宣传,努力构建良好的档案信息化建设外部环境。结合业务会议或工作检查,向局馆干部职工、基层档案馆(室)档案工作人员深入宣传档案信息化建设的必要性和现实意义,强化档案工作者自身的意识,为建设一支合格的档案信息化工作队伍奠定基础;利用政府电子政务建设、机关效能建设、数字化城市建设等机会,积极向领导汇报,宣传档案信息化的重要性和迫切性,强化领导的意识,获得领导重视,为争取政府专项资金创造条件;借助查档服务窗口,针对传统档案的利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾,随时向社会各界宣传信息化服务的便捷与高效,为档案信息化建设营造浓厚的社会氛围。

    规划方面,档案信息化建设本身就是一项系统工程,涉及基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、人才队伍建设等诸多方面的内容,必须全盘考虑。要规划好档案信息化建设,首先要对本地区、本单位信息化工作的基础和现状作全面详尽分析,将档案信息化建设的具体内容按照专业部门的权威解读予以细化,制作一目了然的工作表,掌握本地区、本单位档案信息化的硬缺口,在此基础上,研究确定工作目标,明确工作任务并予以分解,同时提出针对性措施,制定出切合实际的建设方案,充分满足档案信息化建设需求。

    培训方面,档案信息化建设能否稳步推进,如期实现预定目标,关键还在于建设一支合格的档案干部队伍。鉴于基层档案部门的实际情况,短期内充实批量专业人员是不现实的,只能依据实际做好人员岗位培训工作。培训方式应多样化,可以从省、市档案主管部门或有关企业聘请信息技术方面的专家或专业技术人员,以讲座方式开展集中培训,也可以通过购买产品、购买服务等方式进行一对一岗位实践培训。总之,要通过培训构建分层次的信息化技术工作网络。首先是县级档案局馆,要以局馆干部职工队伍建设为核心,根据具体情况确定若干名业务骨干,着力打造本地“土专家”。其次是各级各类基层综合档案室,通过选择适量基本功较好的档案员,分片区建立档案工作协作组,建设区域档案信息化专业队伍。

    实施方面,档案信息化建设,最终要落实在一个“做”字上。档案信息化,简言之,就是档案的数字化、网络化、社会化过程。目前,广大基层档案馆(室)的现存档案,大多还是传统载体而非数字化形态,网络化更无从谈起。因此,基层档案信息化建设的首要任务,就是要把传统载体的档案进行数字化。这对基层档案馆(室)来讲是一项艰巨的任务。应从何做起呢?笔者认为,应当根据档案馆(室)自身人力物力的条件,选择几个已开放的、与社会民众切身利益密切相关、使用频率较高的专题,采取项目化管理方式,做实、做精,然后循序渐进,逐步解决增量档案数字化、文档一体化、电子文件归档管理、开放档案的互联网利用等问题,最终实现档案信息化“为民所用”的目的。

    原载于《中国档案报》2014年4月21日 总第2598期 第二版

 
 
责任编辑:段立琳
 
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