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档案数字化,目前最缺啥?

作者:王 萍 杨宝章

来源:《中国档案报》

2014-04-10 星期四

    全国政协委员、国家档案局局长杨冬权今年两会期间提出的《关于实施国家重点档案数字化工程的提案》在《中国档案报》刊登后引起热议,产生共鸣。同时,也足以说明档案数字化对档案事业发展的重要。需要指出的是,档案数字化是个系统工程,包含人、财、物诸多环节,而且只有各个环节衔接好、调配好、运行好才能达到预期目的。

    那么,审视档案数字化工作,目前最缺啥?又该如何解决它?笔者综合中部某省50个县(市、区)的抽样调查情况,得出如下结果。

    一是缺钱。巧妇难为无米之炊,没钱就办不成事,市场经济条件下更是如此。缺钱是目前档案数字化遇到的最大难题。档案部门,特别是基层档案部门,经费紧张是共性。据不完全统计,中部某省县级档案部门年平均项目经费15万元以下的约占68.3%,15万元以上的约占31.7%。这点钱用于正常的档案维护尚且捉襟见肘,根本“无暇顾及”档案数字化。而档案数字化所需的费用,动辄几十万,甚至上百万,这对于基层档案部门来说,自己又没有“造血功能”,如果没有政府财政支持,档案数字化只能是一种空想。目前的现状,一方面,档案数字化势在必行;另一方面,经费紧张“无米下锅”,很多基层档案部门,开展档案数字化只能是“小打小闹”,仅限于进行一些简单的档案录入工作,而且还是像“挤牙膏”一样,有资金了就搞一搞,没资金就暂停,绝大多数是“半截子”工程。至于信息化的“升级”“换代”就更无从谈起。解决这个问题的关键,正如杨冬权局长在提案中讲的那样,要把档案数字化经费列入政府财政预算,而且形成机制,每年划拨,并做到专款专用。

    二是缺人。缺乏开展档案数字化的专业人才,这是困扰档案数字化的另一个突出问题。笔者调查中发现,档案部门,尤其是基层档案部门,不少单位多年没有引进新人,偶尔进来一两个人,也未必是单位急需的人才。人员老化,极少交流,信息化专业技术人才奇缺,这就是基层档案部门的人员现状。那么,是不是社会上没有档案信息化技术这方面的人才呢?非也,找不到工作的档案信息化专业毕业的大学生大有人在。可是,受困于编制等因素,我们需要的人才入不了门、上不了岗。于是,“外包”成了基层档案部门档案数字化的常用手段。“外包”既浪费了资金,也不利于档案管理,特别是对一些重点档案来说,存在着泄密、损坏,甚至丢失等危险。要从根本上解决这个问题,必须有计划地扩大编制,加大人员交流力度,及时引进档案部门需要的人才。

    三是缺平台。整体观照,档案系统档案数字化缺乏一个长远的、统一的、可操作性强的信息平台,这是困扰档案数字化必须面对的实际问题。据笔者了解,譬如国家税务、电网等系统,税务有综合信息办公系统,电网有协同办公信息平台,这种全国统一的数字平台,自上而下,数字化操作起来统一、规范、方便,显得游刃有余。档案系统由于在这一点上的“先天不足”,使得档案数字化呈现出“各自为政”的局面,不仅省与省之间有差别,即使同一个省的不同市县也存在着不小差别。大家各干各的,使用的软件、硬件及操作路径均有较大差别,可以说是五花八门。在这种情况下,最容易产生互相之间不能兼容而形成壁垒,这与档案数字化便于科学管理、服务利用的初衷是相悖的。解决这个问题的根本,在于打造一个统一的档案数字化平台,在这个平台上有统一的标准、统一的软件、统一的路径等,档案数字化开展起来就更加便捷,更利于档案的管理、利用,促进档案事业的快速发展。

    值得欣喜的是,近年来国家加大了对档案工作的支持保障力度,有些地区已将档案馆(室)在档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化等方面的经费列入了同级财政预算,这无疑会对档案事业的发展产生极大的促进作用。

    原载于《中国档案报》2014年3月21日 总第2585期 第二版

 
 
责任编辑:段立琳
 
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