档案公布

档案工作要跟上科技发展的步伐

作者:周 燕

来源:中国档案报

2017-02-24 星期五

    随着现代科技技术的突飞猛进,电子档案已经成为档案工作的重要组成部分,工控软件是工业自动化密不可分的一部分,是现代化工厂的标志之一,因此工控软件档案就成为企业电子档案的重要组成部分。

    走在中国烟草改革创新前沿的杭州卷烟厂经历了“十一五”“十二五”技改后,企业的设备已经步入领先状态。自动化程度的飞跃产生了大量的工控软件。这些工控软件是重要的电子文件,需要及时归档进行管理。而工控软件电子文件的归档、管理跟传统纸质档案的管理有很大的区别。因此,在工控软件电子文件收集、管理、利用过程中应注意“四个做好”。

    做好工控软件资料的收集归档。所有原版工控软件电子文件从厂的工控软件的源头管理者——设备科收集,内容包含:程序性文件、参数性配置文件、开发工具、专用操作系统及其他相关文件。整套文件必须经过软件工程师验证有效性,系统一旦被破坏时能重建整个完整系统,且要有负责此工控软件的工程师签字确认有效性、完整性及准确性。

    做好工控软件修改后的电子文件收集。一是工控软件临时性修改程序。工控软件在日常维修中由于硬件故障或其他必要性原因,需临时修改程序或重新安装程序以应对生产设备的突发故障。如果修改的部分只用于恢复系统,不做正式运行的软件,则恢复完成后,使用部门填写《工控软件临时修改记录表》,将修改原因及修改内容描述清楚,并将该表提交档案室,档案室只需将此表存档。《临时修改记录表》每季度提交一次,时间为每季度首月首日,如遇节假日顺延。此表要归档,可在后续发生问题时直接追溯责任人以便快速解决问题。二是工控软件升级、修改程序。在软件升级、修改正式完成之后,由使用部门填写工控软件升级、修改报告,并提交档案室。若软件升级、修改是隶属于小改革项目、质量改进项目和科技项目的,还应同时提交相应的项目验收单。上述报告应在软件升级、修改后一个月内提交至档案室。隶属于项目的,应在项目完成后一个月内同时提交报告和验收单。最重要的是进行一次工控软件修改文件的提交,内容包括工控软件修改清单和相对应的修改文件,修改文件包含升级、修改后的软件及所有修改过的电子文件,时间也是在修改正式完成后的一个月内。三是所有工控软件电子文件的收集均采用“双套制”。修改后的软件档案,即一套由工程师签字确认完整、准确、有效并封存的原版软件及相关电子文件。另一套是完全相同的复制件,移交时由档案人员、工程师共同验证。

    做好工控软件档案的保存和备份管理。由于工控软件档案的存储介质多为光盘、移动硬盘和U盘,这些介质保存数据的时间长短还没有经过较长时间的确切验证。但是在一般情况下半年内只要不人为损坏是没有问题的。为了安全,在收集档案的时候采取“双套制”,同时专门设置单独的服务器存放工控软件的第三套备份,以防万无一失。定期与软件工程师共同检查软件有效性,每半年一次。发现任何一个介质的软件档案有问题应及时再次备份。截至目前,卷烟厂已实施5年,很好地维护了工控档案的安全。

    做好工控软件档案的利用工作。工控软件档案利用一般采用2种方式。一是将需要利用的档案复制件(光盘、移动硬盘或者U盘)提供给使用者,但不同于普通档案的是当使用者归还复制件时档案人员需要再次与使用者共同验证工控软件是否有效,有无修改,如由于条件限制无法确认有效性,可在借阅时请使用者带上移动硬盘由档案人员在档案室复制给使用者,以保证文件源的安全性。二是如果因设备故障不能用复制件,一定要用到原版软件,需负责工控软件管理的厂级领导签字后才能外借,且归还时需要软件工程师再次签字确认软件的有效性、完整性、准确性后封存保管。

    总之,工控软件对于自动化程度较高的企业是非常重要的,因为企业在生产过程中一刻也不能离开它。因此,如何把作为数字档案的工控软件电子文件收集、保存好,以备企业的不时之需是现代工厂档案管理人员要做好的一项重要工作。

    原载于《中国档案报》2017年2月23日 总第3031期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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