公文摘由是我国历史上形成的一种重要的文书工作制度，对于提高文书处理效率，实现办文规范起到积极作用。民国时期，国民政府通过颁布一系列公文规范和要求，逐步完善和发展了公文摘由制度。在象山县档案馆所藏浙东海洋盐业档案中，部分公文页面的内容与设计，对于了解当时的公文摘由制度具有较高的史料价值。
提高政务效率
沿袭“贴黄”“引黄”
公文摘由可追溯至唐宋时期。按唐制，凡拟定的制敕若有更改之处，另贴黄纸改写，是为“贴黄”。宋代则沿用了唐代的“贴黄”制度，规定朝臣上呈的奏状、劄子等，凡有补充之处，撮其要点，用黄纸别书于后。此外，宋代还形成了“引黄”制度，即将章奏文书的内容要点写于黄纸上，贴在封皮或正文之前，同进皇帝御览。唐宋出现的“贴黄”“引黄”，尤其是“引黄”制度，往往被视为现代公文摘由制度的前身。
明清时期继承并发展了宋代的“引黄”制度。据《明熹宗实录》记载，天启元年（1621），礼科给事中王志道上书：“今日时事多故，中外实封日不下数万言。尝考宋时封事，有贴黄之例，敷陈不妨广肆，而约略只有数言，省览甚易，纳约殊便。皇上宜责成政府，举而行之。”王志道的建言便是基于“引黄”制度，将奏章的主要内容摘出，供皇帝快速阅览，从而提高公文处理效率。崇祯时期，政府对“贴黄”字数进行了明确限定，顾炎武《日知录》云：“即令本官自撮疏中大要，不过百字，黏附牍尾，以便省览。此贴黄之所由起。”其中“不过百字”的要求，正是为解决奏章词句繁杂冗赘的问题。
清代对奏章贴黄字数限制更为严格。据《大清会典事例》记载，顺治二年（1645）议定奏章贴黄不能超过100字，若是超出字数，则不得封进，甚至有所惩处。至康熙年间，又对贴黄的写作格式进行了规定。
总体而言，明清时期的奏章贴黄，主要是对奏章内容要点的摘录，并未在文书工作中形成一种稳定的公文摘由制度，但该形式对民国时期的公文摘由产生了一定影响。
契合时代需求
规范公文摘由
1912年1月1日，中华民国临时政府在南京成立，之后对旧有的文书工作进行了改革，其中就包括公文摘由。如临时政府财政部要求文书发送时，须将事由登记在发文簿内，一并送承政厅收发课。北洋政府基本沿用了临时政府的做法，如1912年11月颁布的《外交部收发文件办理规则》，规定“各司发文，由各司自行分别摘由登簿，封固后连由交总务厅分别登簿发出”。再如1913年11月颁布《国务院秘书厅第一课办事细则》中提到“其机要文件，应即摘叙事由，编列号数，记入收文簿”。
1929年1月18日，国民政府颁发《公文用纸式样的训令》，其附文《划一公文用纸办法》对公文样式及公文摘由的填写作了具体规定：令、训令、指令、批、呈、咨、公函等类用纸，概采平折装订式……分列事由、拟办、决定办法、批办、附件各栏，以备替代收文机关收文摘由纸之用，并载明收发文机关、文别及收文年月日、字号各项……另规定文电摘由纸式一种，以备未及遵用新式公文纸各机关或人民呈诉时暂时应用。
所谓摘由纸，是由收文机关制备，主要用于登记来文事由的专门用纸。虽然其后的新式公文用纸页面已设计事由、拟办各栏，用于替代摘由纸。但在实际的文书工作中，摘由纸并未完全废止，仍然保留了电文摘由纸，浙东海洋盐业档案中亦见这种摘由纸。其大多以黑色丝栏为主，部分时期为红色丝栏，页面有三栏和四栏之分。三栏电文摘由纸的第一栏上端为机关及文别，中端为来文及收文号数、收文日期、附件，下端为事由；第二栏为拟办；第三栏为决办。在拟办、决办栏填写后，往往还需要盖章或签字。四栏电文摘由纸第一栏上端为来文机关、文别，中端为收文日期、收文号次、来文号次，下端为事由；第二栏、第三栏分别为拟办、批示；第四栏为备考。较之三栏电文摘由纸，四栏电文摘由纸的变化主要在于，第一栏中端去掉了附件，第三栏将决办改为批示，并新添第四栏备考。电文摘由纸设有附件一栏，主要考虑到有些电文带附件，故要将附件名称填写在电文摘由纸的附件栏。除此之外，一些电文摘由纸还设备考栏，用于填写应注意事项等。
宁三支局文电摘由单（三栏）
由于各机关在转存公文时，有些办文人员照抄惟据、案奉、案准、奉此、据此等内容敷衍了事，严重影响行文效率。1937年7月，国民政府行政院行政效率促进委员会拟定《改进各机关文书处理办法》，提出“呈转公文内容应注意摘取要点，避免全部照抄，以期简明”。次年6月，国民政府军事委员会颁布《公文列表须知》，对公文摘由作了详细规定：凡列呈公事，如其文字内容在报简要原则之下，仍必须超过100字以上者，应于正文之前，另摘提要事由一节，标明呈请目的。此项摘由，以不超过30字为原则，应比正文低3字缮写，并上冠事由二字，以便注意。
从浙东海洋盐业档案的部分公文页面来看，基本都设有事由一栏，用于总结或摘录公文的主要内容。事由内容大多为20字左右，内容多者亦会超过30字。
长亭场公署摘由纸
1945年5月31日，国民政府行政院颁发《统一各机关公文用纸格式细则》，明确规定了摘由纸的形制、格式。其上端载机关名称，页面共分四栏：第一栏，上刊姓名或机关，下载文别、附件、收文年月日时；第二栏，摘由分三行，并于以上第一、二两栏下横刊收文字号一格；第三栏，拟办；第四栏，批示。在第一栏边线外，记摘由者姓名，并于右侧边缘距离1厘米处中间画一短直线，约长8厘米，以便装订。
浙区战时食盐收运处玉泉办事处电文摘由纸（四栏）
此次对摘由纸的格式规定，较之前有所调整。之前的电文摘由纸页文头为机关名称，页面也分四栏，分别为事由、拟办、批示、备考，而新规定的摘由纸第一栏为机关名称、文别、日期等，摘由则调整到第二栏，拟办为第三栏，去掉备考一栏，增加了批示一栏。从摘由纸的使用情况来看，20世纪三四十年代，浙东地区盐场公署在文书档案往来中利用摘由纸较多，有时一次印制200多张，以供日常使用。
在古代文书“贴黄”“引黄”的基础上，民国形成了较为固定的摘由格式及专门的摘由纸。总体来看，民国时期的公文摘由制度较为符合当时文书工作的需求，其公文页面及摘由纸的设计也比较科学、稳定，这不仅有助于公文处理，以简驭繁，亦体现了公文规范使用的严肃性。但是，从文书工作处理的实际流程来看，公文摘由制度有时并未得到认真贯彻，如浙东海洋盐业档案中不少摘由纸的事由栏为空缺，说明当时未对公文的主要内容进行完全摘录。
本文所示档案为浙江省象山县档案馆藏
原载于《中国档案报》2023年8月25日 总第4027期 第三版 | 