深圳市龙华区由原宝安区分设而来，从新区到行政区过程中，基层档案管理工作存在薄弱环节。为严格落实档案工作责任制，龙华区积极开展社区工作站、股份合作公司档案提级管理工作，探索了符合全区基层档案工作实际的档案提级管理模式，有力解决了档案存放分散、整理不规范、保管不安全等问题。经过一年多的努力，全区各社区、股份合作公司全面收集并规范整理文书档案约38万件、基本建设档案1万余卷、会计档案5.3万余卷，形成机读目录63万余条、数字化扫描成果202万页。得益于规范的档案收集整理，档案利用服务工作更为高效便捷。
探索工作机制 确定具体方案
龙华区委、区政府高度重视档案工作，要求切实加强基层档案管理。区档案局、区档案馆在深入调研的基础上，推动形成“源头整理、限时移交、集中存放、开放利用”的档案提级管理模式，即社区、股份合作公司于每年6月底前完成上一年度的档案整理工作，并按要求移交街道或一级股份公司集中统一保管，街道及社区、股份合作公司均可查询利用。这一模式倒逼社区、股份合作公司及时整理文件材料，并能有效降低基层档案工作的人力物力成本，提升档案管理效能。
针对调研中发现的基层工作人员流动性大且普遍缺乏档案专业知识，对归档范围、所属类别、保管期限等基础业务知识把握不准确等问题，区档案局牵头组建区、街道专项工作小组，统计了解全区各社区工作站及股份合作公司现存档案情况，同时全面梳理有关法律法规，就提级管理工作向市档案局作报告，最终确定了“方案先行、分步实施、全面铺开”的策略。
《深圳市龙华区社区工作站、股份合作公司档案提级管理工作方案》《深圳市龙华区社区工作站、股份合作公司档案提级管理工作指引》《深圳市龙华区社区工作站、股份合作公司档案分类方案模板》这3个方案的确定是开展提级管理工作的关键性步骤。区档案局参照社区、企业档案有关规定，积极向市档案局及相关部门征求意见，最终形成了既符合规范要求又便于基层落实的3个方案。根据方案，基建档案、文书档案及社区工作站会计档案均移交街道统一管理，二级股份合作公司会计档案移交所属一级股份合作公司保管，其余类型档案由本单位自行妥善保管，区、街道加强监督指导。同时，方案要求建立提级管理全流程工作指引，对档案收集、整理、数字化、移交、保管、查询利用等各项业务进行规范。方案还明确了档案分类标准，精简了归档范围，保留了8个一级类目和7个二级类目共计193项。
在提级管理工作推进中，龙华区实行“两步走”策略，即2022年度全区完成历年应归未归文件材料的整理和档案移交工作，后续每年常态化开展移交提级封存管理。
加强投入保障 落实工作责任
全区各街道在推进提级管理过程中，充分调动集体资产办和各社区、股份合作公司班子的积极性，注重发挥各社区和股份合作公司专兼职档案员力量，建立街道、社区工作站、股份合作公司联动机制，基层档案管理工作合力大为增强。
区档案局、各街道、社区工作站、股份合作公司按照提级管理工作方案，细化落实措施，明确各类档案管理职责，并常态化进行档案提级管理。区档案局将此项工作纳入年度行政检查内容，对社区、股份合作公司档案整理、移交情况进行抽查，要求街道全程跟进、全面检查。相关工作情况纳入绩效考核指标。各街道加大提级管理保障力度，2022年度累计投入提级管理经费528.82万元，新增提级管理档案专用库房960.04平方米，配备电脑、扫描仪、灭火器、监控等设备设施，硬件水平整体提升，并指定专人负责跟进开展提级管理工作，实现上下联动的工作格局。根据区有关文件要求以及街道实际情况，各相关单位严格按照文件材料归档范围、分类标准、装订要求及档案信息著录规范标准进行档案整理。在提级管理过程中，除会计档案外，对基建、文书、实物、照片等重点档案全部进行数字化，并实现异地备份、多点存储，便于查询利用和安全保管。
下一步，龙华区档案局将持续发力不断完善提级管理工作。一是按照提级管理办法，常态化抓好社区工作站、股份合作公司新增文件材料的收集整理归档移交工作。二是依托龙华区数字档案馆系统建设，打造集区、街道、社区工作站和股份合作公司档案资源于一体的数字档案馆（室），推动提级管理档案集中化、网络化、数字化管理，实现在线整理、在线指导等。三是不断优化档案分类方案，完善提级管理工作机制，及时总结社区工作站、股份合作公司档案提级管理工作经验，将其进一步打造成为龙华档案工作的特色亮点。
原载于《中国档案报》2023年7月13日 总第4008期 第四版 | 