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一名文秘工作者的兰台情缘

作者:刘 伟

来源:中国档案报

2023-04-11 星期二

    以前,档案给我的感觉是陌生而又神秘的。首次对它有了感性认识和直观印象应从我高考时的学籍档案算起,只不过那时的理解和认识是浅层的。如今,20多年过去了,谁也不会想到,我竟与档案结下了一段深深的情缘。

结缘:四载求学梦

    2001年9月,我迈入大学校园,成为一名文秘专业的学生。“文秘”与“档案”的亲缘关系,让我有了更多的机会接触档案这个带着几许神秘色彩的领域。

    大学期间,学校开设了档案管理课程,令我对档案学理论和档案工作有了较为全面系统的认识。暑期,我在学校办公室进行了文秘与档案工作实践,并体验了文件材料归档等工作。后来,根据学校安排,我和同学们在学校档案馆参加了综合实训,熟悉了档案从收集、整理、著录、保管、利用全过程。

    学校档案馆指导老师的“传帮带”,让我学到了很多关于档案管理工作的实用知识,使我对档案工作的认识有了根本性转变,档案工作在我心目中不再是“文档的简单整理、装订、保管”的形象。此外,我还利用课余时间,到学校图书馆翻阅学习有关档案学、档案管理方面的书籍和专业报刊,从中汲取了许多宝贵的养分。这段难忘的求学生涯,在拓展我的认知边界的同时,也在我心中留下了深深的档案情结。

惜缘:十年兼职路

    毕业后,我在一家企业做秘书工作。企业因历史不长和所处发展阶段,未设置单独的档案管理部门,没有配备专职的档案管理人员,也没有专门的档案库房,企业档案工作由秘书人员兼任。前些年产生的档案资料略显零散地存放在一排档案柜里。

    “你来把这项工作规范起来吧。”企业办公室主任将这项重任交给了我这个被他认为是“科班出身”的新人。尽管心里没底,但面对这份来之不易的工作和领导期许信任的目光,我应声受命并勇往直前。

    工作中,我发现一开始的档案收集、整理工作并不难,只要按照档案管理规范要求一步步完成即可。但是,若要把工作做细、做好就不那么容易了。凭着之前的课堂学习记忆和短期实践经历,加上不断学习和自我充电,并积极请教有经验的前辈,我对立卷说明、整理编目、全宗指南等专业术语和业务知识的理解、熟悉程度在实践中逐步深入。

    然而,文秘工作与档案工作毕竟有区别。这使得我这个原本就不专业的“边缘档案人”对档案工作的认识较长一段时间处于模糊状态,很多环节分不清是文秘工作还是档案工作。作为一名文秘工作者,我一边负责公文起草、审核、传递、运转、承办和执行等处理程序,一边要将刚办理完毕、“完成使命”的旧公文当作新档案来处理,可以说是“左手生产档案,右手管理档案”,工作情境一度有些尴尬。

    为了使自己尽快适应档案工作岗位,缩短职业磨合周期,我定期翻阅档案专业报刊并仔细研读每一篇稿件,学习其中介绍的档案业务知识、交流的档案管理工作经验等。平时在业务工作中遇到困惑或难题,一时半会儿打不开思路之时,我总会想到求解于手边常备的这些专业“助手”,从中翻阅查找类似的问题和相关的案例,得到了很多启发。

    就这样一边学、一边干,“摸着石头过河”,我不断在学习中强化着自己的综合素质,充实和丰富自己的档案业务知识。不断获得的工作上成功的喜悦,让我在做好文秘工作的同时,逐渐对档案工作有了兴趣和信心,也让我走过了一段对档案工作由无知、畏惧,到从事、接触,进而了解、热爱的情感历程。尽管后来换了新的工作单位,档案工作有专人负责,档案管理也更为规范,我却一直保持着一份对档案的关注之心、不舍之情。

投缘:一段史志情

    2013年是我所供职的集团公司成立60周年。从2012年5月起,我有幸参与了历时一年多的公司60周年发展史和公司志的编撰工作。工作初期,我对于企业的成长发展历史和志书的修编要求,都处于摸不着门道的状态。苦于缺乏历史素材,我利用周末和晚上休息时间,将精力投入了第一手资料的收集、消化上。我积极向有经验的专家同行虚心请教,向老领导老员工了解企业过往。同时,在一排排档案柜前查找翻阅着一件件档案。

    令人欣喜的是,在一张张单薄的卡片中、一沓沓泛黄的纸张上、一摞摞尘封的档案里,我感受到了历史的厚重,也从数量众多、内容庞杂的档案资料中获得了大量宝贵的历史印记和真凭实证,享受着一次次从档案中挖掘出有价值信息时的满足和狂喜,体悟到档案工作存史资政育人的价值和魅力。同时,我利用电子档案管理系统,快捷方便地检索、浏览了大量文件,为更加鲜活地还原企业历史面貌提供了重要依据。当承载着历史底蕴的史志书稿与散发着墨香的书籍呈现在大家面前,荣耀感、成就感油然而生。这段不平常的史志编撰工作经历,叙说着我与档案的情投意合和独特缘分,也更进一步加深了我和档案的难舍情感。

续缘:服务兰台人

    2018年8月,我转型从事杂志编辑出版工作。原以为与档案工作没有直接关联,没想到我们之间的关系非但没有疏远和淡化,反而更加密切和常态。

    我所供职的杂志系办公厅(室)系统业务指导刊物,档案工作本属办公厅(室)工作的职能范畴,一直开设有档案业务相关栏目。加之2018年党和国家机构改革后,档案行政职能划归党委办公厅(室),档案事业管理整体得到进一步强化,杂志对档案业务方面经验交流类文章的组稿刊发力度也随之加大。而我作为“档案工作”栏目编辑,理所当然地扛起了这份责任,埋头扎进了为广大档案工作者服务的前沿阵地。

    于是,我的日常工作中便平添了诸多的“档案”元素。我深入学习领悟习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神,做到先学一步、学深一层;经常翻阅档案报纸杂志,及时获取行业动态,发掘合适选题;经常与各地党办和档案局、档案馆的同志沟通联络,掌握有关档案工作典型经验做法的线索信息,为组稿约稿作准备;为审校复核有关史料到档案馆、图书馆查阅相关档案,把好工作每一道关口。如此一来,我与“档案”走得越来越近、互动越来越多、交情越来越深!

    时光如驹过隙。20多年来,作为一名文秘工作者,我一直以各种身份、各种名义在参与和热爱着档案工作,珍惜着与档案结下的深厚缘分。

    原载于《中国档案报》2023年4月10日 总第3968期 第四版

 
 
责任编辑:实习编辑 阮伸伸
 
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