档案文化 > 文库 > 随笔

田圃新绿待蝶飞——我的档案工作小记

作者:成都市教科院 肖慧

来源:《四川档案》

2016-05-06 星期五

    领导让我管档案

    我参加工作以来,做过很多种工作,教过书,搞过教改,后来到了成都市教育局机关办公室,又做过不少风风火火,热热闹闹的事。直到有一天,当时的办公室马主任对我说:“肖慧,档案管理员兰老师马上就要退休了,你去接她的档案工作吧。”做档案工作?我一时无语,马主任像是自语又像是对我说:“档案资料是教育局机关家底中的真金白银,这项工作是非常重要的,极有价值。”说这话时,马主任的目光很肯定,我向来佩服马主任的眼界高,便接下了这份工作。

    反对的声音

    老公说:“年纪轻轻就去坐冷板凳,养老嗦?”

    同事说:“肖慧那一身使不完的劲可惜了。”甚至一些领导得知此事后,也是一声叹息,意味深长。

    我自己,嘴上虽是应下了,心中却高兴不起来,有种“躺着中枪”的感觉。

    着手干起来

    其实,局机关原先的档案工作还是不错的,只是随着教育事业的快速发展,全社会对教育工作的要求也更高,工作中政策性即时性更强,工作头绪更加繁琐,因此要求档案工作也要跟上。道理归道理,但真正做起来全是接地气的琐碎小事。还记得为清理档案室的存放柜,多少次下班之后一人独留办公室,事后有同事说:“摊上档案这档子事,理想很丰满,现实很骨感,就是这些穷倒腾的事哦!”明显有矮化的意思,弄得我很沮丧。不过,想起马主任肯定的目光,我的心又静下来了。向做过档案工作的老同志请教;参加档案工作培训;多方面收集档案管理的相关信息,这有点像粮草先行的意思。

    2012年初,局机关统一搬迁办公地点,在规划办公室的时候,马主任要求将档案室按标准预留。我也鼓足了劲,准备趁档案搬家的机会,让成都市教育局的档案规范化管理达到最高标准——四川省档案工作规范化管理一级标准。从掸灰尘这样最基础的工作开始,事必经手,盘家底,分类别,清目录,整排架等等,虽然这些都是档案工作中的稀松平常事,我只是在这个过程中不断要求自己合理点,再合理点,心细点,再心细点。实在拿不准的就八方求援,再慎重归位,且做且心记。这样一来,文件资料既是归档位,更是归心位,调取档案资料时能招之即来,来之能战。

    最后,为迎接检查的最后冲刺,还聘请了专业档案规范化管理公司的工作人员帮我们全面整理机关档案,核查电子档案系统情况。

    档案资料本来就是准备在地上,飞翔在空中。候档的人,候档半分钟和候档3分钟是完全不同的。在机关里,因为工作都很忙,如果规范了档案工作的各项流程,从发文、传阅、收文、归档各个环节,既能保障文件资料流转的效率,又能保证文件资料的安全,正是效率安全两相宜。

    收获与体会

    终于,档案室有了洁净、齐整的小清新模样,各种档案资料的区分、上架、归位井然有序,看着那些“小家伙们”各就各位“乖巧”地待在它们的位置上,随时准备接受“主人”的召唤,心里就涌起一种“田圃新绿待蝶飞”的感觉。此刻的我,才总算有了心有余裕的轻松。2012年12月,成都市档案局到机关档案室来验收工作时,给予98分的好成绩,并现场授予四川省档案工作规范化管理一级标准奖牌和证书,这也算是对我在档案室工作的褒奖吧。

    想要管理好档案,做好档案工作,我的体会有三点。一是全面收集资料。档案资料的取舍整理,要克服只重衣帽的主观做法,高帅富的堂皇资料固然有用,但那些矮矬穷泛黄的零篇孤页却常常在关键时刻发挥着重要作用。所以,要尽量做到应收尽收、广覆盖、深挖掘,避免“档”到用时方恨少。二是积极做好服务工作。档案的生命是服务,机关档案工作不是小众的,而是机关工作路路通的特殊枢纽,它不光关乎机关工作的效率,还是减少工作差错的不可替代的安检卫士。三是要给自己鼓掌。在机关里,和台前的一线部门比,档案工作当然算幕后,但只有台前幕后有机结合起来才是一部戏。所以,当一线部门摇旗呐喊、冲锋陷阵时,那些军功章里当然也有存史资政的档案工作的一份!

 
 
责任编辑:李聪
 
版权所有,未经许可,不得转载。