档案文化 > 文库 > 随笔

政府投资项目档案管理圆我兰台梦

作者:中国电子信息产业发展研究院 夏冰

来源:

2014-05-30 星期五

1.       政府投资项目档案管理圆我兰台梦

中国电子信息产业发展研究院  夏冰

初入兰台苦做舟

作为一名档案工作者,我的从业经历并不算太长,从20105月起至今也就是3年多的时间,但感觉收获颇多,业务能力提高不少。

我原先是一位媒体的编辑,由于单位业务调整个人职业规划也做了改变,转型后最初是做文档管理工作、制度修订、项目对账等,在工作的过程中,渐渐发现了项目管理工作真是离不开档案。不管是依据查询,数据分析统计都必须以档案为基础。

然而在开始的时候,项目档案管理的一些职责并没有交给我,可能也是想考验一下我的能力吧。我学的是工商管理专业,在进我们这个业内著名单位之初,我就想如果有机会能够在多个岗位上历练一下该多好啊!现在机会果然就来了,所以对这个工作我很珍惜,也很认真对待,由于工作很忙,经常在晚上下班后或者周末过来义务加班加点。不怕吃苦再加上细心,慢慢个人的工作就有了起色,领导对我和我们这个部门越来越信赖,后来再一次内部机构调整,就把项目整体管理工作移交了过来,基建项目档案管理工作随之就正式移交到了我的手里。

基建项目档案管理对我来说是新鲜事物,和文书档案的管理差别比较大,然而刚开始时我并不懂如何做好基建项目档案管理工作,于是就查阅法规资料和国家标准,对照上级发文要求中提到的相关依据进行整理和编目,有机会的时候还向一些有经验的人士请教。

优化流程效率高

刚开始收集资料的时候并没有一套完整的程序,收集哪些资料,怎么收集,要不要签字,要不要做移交目录,都是在实践中逐渐摸索实施的。

有的人员刚开始并没有做移交目录和移交电子目录的习惯,移交过来的资料有些是只盖了公章,却没有相关责任人签名,还有的情况是移交过来的资料上没有页数,只能手工标注,这样就大大加剧了档案整理工作量,毕竟我只是一名兼职档案员,我还承担着数个项目实施的具体推进,还负责支部的党建、纪检相关工作,然而其他工作又不能受影响,怎么办?只能想办法提高工作效率。

于是我相法设法优化业务流程,简化大家的重复工作,同时也减轻我的无谓压力,经过对文件、法规、标准精神的仔细研读,我尝试着使用EXCEL构成电子目录来管理文件,同时向领导汇报工作,取得领导支持,在移交文件的时候要求使用EXCEL格式标准移交目录。

然而大家工作都比较繁忙,在移交资料的时候尽量都想简化程序,有的说交给你你自己登记吧,有的说我手签行不行?毕竟刚开始推行这项工作,如果阻力太大的话,这种方式可能根本就无法推行下去,然而实现科学管理,提高工作效率这种方式必须实行。

让大家熟悉和习惯某项制度需要一个过程和时间逐步适应,同样档案工作要取得大家的认可也需要时间,于是,我采取了渐进式的方法逐渐推广,先提要求但不强求,先内部人员后外围单位,标准先宽后严,不做移交目录也可以先接收,我自己挤出时间再进行登记。

但由于工作任务并行众多,我只能按紧急、重要程度分类。如果不做移交目录的话,再进行登记核对的周期就会比较长,毕竟移交只是一个程序,还要审查档案的质量、准确等等标准,我提的要求可能只是我的经验,要让大家配合执行这需要有制度来做保证。

修订制度做保证

在我入新职之初,单位就启动了修订制度的工作,领导把起草项目档案管理制度的任务交给了我,于是,边实践,边修改就成了我的工作内容之一。

由于我们所管的项目种类众多,档案要求不一,为了做好制度修订,必须掌握各种依据要求并熟练运用,对于工作中能遇到的各种资料,我首先搜集了各种档案管理依据,逐一对照,不仅用来给资料鉴别把关,同时可以做制度修订的参考依据。

项目档案管理是一个专业性很强的工作,涉及到的文件众多,既有可研、初步设计、又有上级批文、合同,还有很多的实施管理文件,如会议纪要、进场报验资料,涉及到各种类型的单位,既有设计单位、又有施工单位、监理单位、消防单位、还涉及到工程的造价审核、财务的审计,资料类型也是千差万别,既有文书文件、又有施工文件、采购文件、竣工图、采购技术文件、入库单、固定资产资料、软件技术资料、源程序、软件安装盘等,要修订好制度,必须懂一些专业技术知识。

这个岗位很锻练人,档案人员如果不懂一些基建、软件、财务等专业技术方面的知识将很难拟好稿,把好关,我发现我的多学科业务背景在此发挥出了优势。我最初是学机电工程的,以前学过机械制图,对于建筑方面的竣工图把关稍微调整一下思路即可;我曾经学过编程序,做过IT技术管理,工作过程中并取得了网络管理员、工程师等资格、职称证书,对于电子政务项目涉及软件档案管理的移交、提出审核意见、把关也不会有什么太大难题;硕士时是工商管理专业背景,财务知识的学习是必备的,所以对于入库单等资产、财务资料的把关,应具备的要素,我也能提出相应的审核意见。在运用SWOT分析法分析了自身的优势和职业方向后,我对于项目档案管理的兴趣更加浓厚,老是在琢磨怎么把工作做细、做好,从而赢得大家的认可。

修订制度是一个很复杂的情况,特别是对于政府投资项目的管理,由于政府资金的管理非常严格,各种经费的支出都要有严格的依据和资料支持。要想把制度修订好,就必须考虑到各个环节如何把关协作配合和互相制约,要有文件支持。由于内部单位部门众多,业务繁杂,经过近两年的努力和征求各方意见,终于将该项工作完成并由主管领导签发实施,我们的工作又向前推进了重要一步。

圆梦时分新起点

20134月份我参加了北京市人事局组织的档案资格中级考试,感觉理论方面准备不足,心情一直很忐忑不安。就在考试前,我还碰到了一位参加工作10多年的档案工作者,去年参加过一次中级考试,但没有通过,这次又报名参加,听着她述说考试情况,我更觉紧张,考试时丝毫不敢大意,很多人都交试卷了,我还在仔细检查,然而,考试结果并没有感觉十拿九稳的感觉,因为毕竟我是第一次参加考试,对考试的理解还没有什么经验。

6月份,北京人事考试网终于挂出了成绩查询通知,我小心翼翼的登录进网站,哇,简直让我太开心了,考试成绩合格!往后一段时间,我不停地往考试中心打电话,问什么时候可以领证书,却始终没有打通过,那几部电话实在是太热门,着急的我在大热天中午还专门骑自行车去了一次,然而由于工序的原因,证书还没有开始发放。

2013729我终于获得了由人事部门签发的档案系列馆员资格中级证书,对照中国档案学会个人会员的资格标准,我终于达到了这个要求。对于我这么一个非档案专业毕业的兼职档案工作者来说,具有重要意义,我的兰台职业生涯迈出了重要一步,前方的道路对我来说更加开阔。随后我相继被批准接纳为北京市档案学会会员和中国档案学会会员,站在新的起点上,感觉下一步我要考虑的事情有很多很多,档案信息化建设、档案学术交流、档案研究利用……(编辑:李任)

 
 
责任编辑:罗京
 
版权所有,未经许可,不得转载。